Poskrbite, da boste dobili pravo vračilo investicije

Organizirali ste dober namerni trening, vaši sodelavci so navdušeni, povratna informacija je odlična in sedaj se morate samo še usesti in počakati na vrhunske rezultate. Verjetno boste kar dolgo čakali in sedeli. Zakaj? Janez, kaj govoriš, saj si pisal, da z namernim treningom lahko pridemo do vrhunskih rezultatov. Res je, namerni trening je nujno potreben, a ne zadosten pogoj za uspeh. Dobili boste napredek, vrhunskih rezultatov pa ne bo; razen če ste upoštevali vse potrebne pogoje.

Spremenite karkoli

Poglejmo torej, kateri dejavniki morajo biti izpolnjeni, če želite, da bo usposabljanje zaposlenih res učinkovito. Pri tem si bom pomagal z matriko, ki je bila zelo nazorno predstavljena v knjigi Kerryja Pattersona in drugih: Change anything (Spremenite karkoli). V njej avtorji predstavijo model šestih dejavnikov, ki vplivajo na katerokoli spremembo.

Naj na kratko predstavim model, da bomo potem lažje pogledali, kje organizacije, podjetja in tudi posamezniki delajo napako, ko se lotevajo spremembe (glej sliko). Svoje sodelavce izobražujete verjetno zato, ker želite, da bi delali drugače, da bi delali bolje. Torej, da bi spremenili svoj način dela. Če spremenite svoje vedenje, svoj način dela, se bodo spremenili tudi rezultati.

Imamo dva stolpca, ki nagovorita dve ključni vprašanji in sicer motivacijo in sposobnost. Oseba mora biti najprej motivirana za neko spremembo, imeti mora občutek, da bo zaradi tega imela določene koristi, kaj bo pridobila. Drugo ključno vprašanje, ki si ga morate postaviti, je, ali je oseba sposobna, ali zna narediti, to, kar od nje pričakujete. Ali to zmore?

Ti dve ključni vprašanji moramo pogledati ne samo na osebnem nivoju ampak tudi na drugih dveh nivojih. Na socialnem – timskem in sistemskem nivoju. Tako dobimo šest oken ali področij: osebna motivacija, osebna sposobnost, socialna motivacija, socialna sposobnost, sistemska motivacija in sistemska sposobnost.

Če želite narediti uspešno spremembo in poskrbeti, da bodo vaši treningi prinašali prave rezultate, morate nagovoriti vseh šest področij.

Osebni nivo

Osebna motivacija: ljudje smo po svoji naravi radovedna bitja in če nam organizirajo prave treninge, ki nam bodo pomagali delo opravljati hitreje in bolj učinkovito, bomo kaj hitro motivirani za sodelovanje. Običajno se v svojo korist hitro pustimo motivirati.

Osebna sposobnost: na ključno vprašanje, kako povečati sposobnosti, veščine in zmožnosti zaposlenih, smo odgovorili v prejšnjem prispevku. Z namernimi treningi.

Ko podjetja organizirajo usposabljanja, ponavadi nagovorijo le ti dve ključni področji: dvigniti motivacijo in usposobiti zaposlene za boljše delo. Pozabljajo pa, da podjetje ni samo seštevek posameznikov ampak veliko več kot samo to.

Vse premalo se zavedamo, kako močno na nas vplivajo drugi ljudje in okolje: tako fizično okolje kot tudi sistemi. Pozabljamo, da je podjetje skupek različnih (eko)sistemov, ki so pogosto neločljivo povezani a hkrati lahko živijo tudi po svoje. Iz tega spoznanja lahko izvira ena od ključnih strategij, ki jih lahko začnete uporabljati, ko boste organizirali izobraževanja v prihodnje. Začnite spremembo po posameznih oddelkih in ne pri posameznikih.

Če boste trenirali samo določene posameznike znotraj timov, potem jih boste trenirali, da bodo neuspešni in nezadovoljni. Kako to? Preberite v nadaljevanju. Navsezadnje boste dobili še povratno informacijo, da treningi nič ne prinesejo, ne izboljšujejo ničesar. Kar seveda ni res. Namerni treningi prinašajo rezultate in to odlične.

Drugi dve okni zgoraj predstavljenega modela, imata po mojih izkušnjah največji vpliv na to, kako uspešno bo izobraževanje ali če želite katerakoli druga sprememba.

Socialna motivacija in sposobnost

Socialna motivacija in sposobnost sta ključni okni, ki jih moramo nagovoriti. V kakšen tim se bo vrnil udeleženec delavnice? Je ta tim motiviran in pripravljen sprejeti nov način vodenja ali dela, ali je udeleženec le majhna kapljica črnila v vodo, ki se bo kaj hitro porazgubila; beri, stvari se bodo hitro vrnile v stare tirnice. Torej, ključno je, kakšna je ekipa. Poleg tega seveda tudi ali je ekipa usposobljena, da bo razumela in znala slediti novemu načinu dela.

Raziskave so pokazale, ko so podjetja iskala vrhunske zaposlene – zvezde in so jih mogoče celo »pokradla« od konkurence ali iz sorodnih branž, so le ti zelo redko v novem okolju dosegali prejšnje vrhunske rezultate. Zakaj? Ker ljudje prepogosto precenjujemo svoje zasluge za določene rezultate in podcenjujemo vpliv, tima, ljudi, ki so nam to omogočili. Še posebej to velja za vodenje in prodajo. Če boste najeli vrhunskega vodjo (preverjeno na osnovi rezultatov, ki jih je dobival v prejšnjem podjetju) in ga postavili v okolje, ki mu ne bo moglo slediti ali bo nemotivirano, pozabite na vrhunske rezultate!

Dobronameren nasvet

Ste uspešen vodja, imate rezultate in ste pripravljeni na veliki met v svojem življenju? K vam pristopijo »lovci na glave« (head hunter – executive search) in vam ponudijo vodilno mesto v podjetju, ki ga bo potrebno prestrukturirati, če bo želelo obstati na trgu in biti še naprej uspešno. Bodite pozorni, ko se pogovarjate o prevzemu vodenja. Moje priporočilo je, zahtevajte, da imate proste roke in da si lahko nastavite ekipo vsaj še štirih visoko motiviranih in usposobljenih ljudi, ki jim zaupate. Sicer boste postali zgodovina ali pa boste pisali zgodovino. Jaz bi izbral drugo ali raje počakal na naslednjo priložnost. Ni nujno, da je vsaka priložnost dobra in ne pozabite: rezultati, ki ste jih dobili, niso samo vaši ampak tudi v veliki meri rezultat vašega tima, ljudi, ki vam pomagajo.

Sistemski nivo

Tretji nivo je sistemski, organizacijski. Podjetje mora najprej vzpostaviti prave sisteme za uvajanje sprememb. Izobražujete verjetno z namenom, da bi ljudje drugače in bolje opravljali svoje delo, torej želite spremembo načina dela. Če želite, da bo izobraževanje uspešno, je potrebno pristopiti sistemsko: začeti od spodaj navzgor kot tudi od zgoraj navzdol.

Od zgoraj navzdol

Najprej je potrebna zaveza vodstva – top menedžmenta, da je izobraževanje nujno in ključni del, če želimo biti uspešni v prihodnosti. To bo v prihodnje po mojem mnenju eno ključnih vprašanj, ker se bližajo spremembe, ki si jih niti ne znamo predstavljati. Novi pristopi, novi načini dela, vse postaja digitalno, avtomatizacija, internet stvari, robotizacija, … In kaj sedaj? Boste zamenjali vaše zaposlene z digitalnimi domorodci (milenijsko generacijo, ki jim je to samoumevno) ali boste usposobili vaše obstoječe zaposlene? Nekaj bo seveda naravne zamenjave, večini pa bo potreben trening, prekvalifikacija.

Kot drugo je potrebno zgraditi podporno okolje. Tu govorimo o sistemu od spodaj navzgor. Zgoraj predstavljeni model, če želimo, da bo resnično uspešen, moramo začeti graditi od spodaj navzgor. Najprej okolje, nato tim in šele na koncu posameznik. Če ne boste imeli podpornega sistemskega okolja, se stvari ne bodo premaknile na bolje.

Zakaj? Predstavljajte si npr. vodjo tima, ki ste ga poslali na dober namerni trening učinkovitega vodenja tima. Na delo pride motiviran in z novimi znanji, veščinami, ki jih bo vpeljal v prakso. Pa jih bo res? Motivacija bo nekaj časa še držala, vendar ga na delu čaka realnost – polno zadolžitev in novih nepredvidenih situacij in problemov na katere je na delavnici pozabil. Vendar to še ni vse. Lahko ima vodjo, ki ne razume teh novih pristopov opolnomočenja ljudi, ali pa se mu zdijo brez veze in vodjo tima niti ne pusti, da bi vpeljal določene spremembe. Ni nujno, da je sedaj za vse »kriv« ta vodja. Verjetno tudi sam nima podpornega okolja in nekaterih potrebnih veščin. Prepuščen je samemu sebi in rezultatu. Ni otipljivih sprememb.

Idealni scenarij

Poglejmo še drug scenarij. Vodstvo se zaveda, da je sprememba nujna, da morate prekvalificirati ali dvigniti nivo usposobljenosti vaših sodelavcev na višje, če želite, da bo vaše podjetje še naprej uspešno. Zato ste se projekta lotili sistemsko. Zavedate, se, da morate najprej zgraditi podporno okolje, postaviti sisteme, ki bodo omogočili npr. sistematičen pristop k prodaji ali k vodenju; vzemimo slednje. Podporo vodstva imate. Sedaj poskrbite še za okolje in sisteme. Poskrbite, da bodo na voljo primerni prostori za vodenje sestankov, da bodo vodje imeli informacijski sistem s katerim bodo lahko spremljali rezultate in dajali pravočasne informacije svoji sodelavcem, da bodo uspešno ciljno vodili in bodo del svojega časa namenili za coaching svojih zaposlenih, poleg tega pa bodo tudi sami imeli reden coaching ali mentorstvo s strani svojega šefa ali s pomočjo internih ali eksternih coachev. Šele sedaj, ko postavite ustrezne sistemske rešitve, je prišel pravi čas, da začnete trenirati svoje zaposlene. Trening, ki je prilagojen vašim razmeram – Top Gun trening za vaš oddelek, vaš tim.

Resnično prilagodite svoj pristop

Začnite s spremembo na enem oddelku naenkrat. Vedno boste našli menedžerja, ki ima afiniteto do sprememb, izobraževanja in lahko začnete z njim. Poleg tega, da boste nagovorili celoten njegov tim, je pomembno tudi to, da lahko pri takšnem pristopu vsakemu timu prilagodite trening. Niso vsi oddelki na istem nivoju glede znanja, veščin, znanja, nivoja aktivnosti in naravnanosti. Vse to morate nagovoriti z dobrim namernim treningom, če želite dobiti res vrhunske rezultate. Usposabljanje enega oddelka, enega prodajnega centra naenkrat vam da to priložnost.

Zraven ves čas testirajte ostale oddelke in/ali prodajne centre, kako pripravljeni in motivirani so, ter tako določite vrstni red. Ker bodo rezultati ob upoštevanju vseh zgoraj omenjenih dejavnikih spremembe nedvomno prišli, boste kaj kmalu prišli do tega, da se bodo ostali oddelki sami želeli pridružiti. Kaj pa, če se ne želijo? Tudi to je dobra informacija. Takrat se lotite vodje tima in ga poskušajte prepričati ali pa mu pomagajte najti srečo kje drugje. Verjetno bo kje drugje bolj srečen, srečnejši boste tudi vi, njegovi sodelavci in vaše podjetje. Zakaj bi trpeli zaradi nekoga? Sreča je navsezadnje ena od univerzalnih človeških želja. Vsak od nas želi biti srečen, mar ne?

S tako fokusiranim sistemskim pristopom boste zgradili močan vztrajnostni moment, ki bo potegnil za seboj tudi druge. Imeli boste pokritih vseh šest ključnih področij o katerih ste brali v prispevku. Poleg tega boste dobili še eno dodatno veliko korist. Ko imate enkrat sistem, tudi če je na začetku slab in nedodelan, ga lahko izboljšujete. Brez sistema streljate v prazno. Raje poskrbite, da se bo vaša investicija v namerni trening večkratno povrnila. Sedaj veste, kako.