Kako povečati odpornost vašega podjetja, tima ali družine in se prenehati truditi z iskanjem končnih rešitev

Človek in človeštvo se od nekdaj sooča z raznimi težavami, naj si bodo to naravne katastrofe ali posledice človeške narave, da ne rečem naše neumnosti. Ljudje v takih primerih težimo k iskanju končnih rešitev, ki bodo enkrat za vselej rešile ta problem in nas obvarovale pred posledicami. Trenutno dogajanje to samo še potrjuje, vendar ne bi o tem, ampak raje o tem, kako lahko svoje podjetje, tim ali družino naredite bolj uspešno in učinkovito.

Najprej nekaj lekcij iz zgodovine, ki nas opominjajo in so posledica našega odziva: nikoli več. Danes jih občudujemo kot turistične znamenitosti. Začnimo z Velikim kitajskim zidom, ki je bil takšen kot ga danes občudujemo zgrajen med 14. in 17. stoletjem za časa dinastije Ming. Vanj so bili vključeni že predhodni zidovi, ki jih je začel graditi že prvi kitajski cesar Qin, 220 pred našim štetjem. Od začetka je bil namen preprečiti vdiranje mongolskih plemen na Kitajsko. Čeprav je kar dobro služil, ni mogel preprečiti vdorov in tudi na koncu zavzetja cele Kitajske v 17. stoletju.

Danes si lahko Kitajski zid ogledate kot turistično znamenitost.

Podobno so verjetno razmišljali Francozi in njihov general Andre Maginot, ki je imel izkušnjo iz prve svetovne vojne. Videl je nepotrebno trpljenje in izgube prevelikega števila človeških življenj in je zato prepričal francosko vlado, da zgradi na meji z Nemčijo neprebojen zid, ki bo za vedno preprečil vdore na francosko ozemlje. Tako je bila med letoma 1930-1935 zgrajena Maginotova linija. Za tiste čase resnično neprebojna linija, ki je vključevala ne samo prostore za vojake, jarke, zidove, bunkerje ampak tudi bolnišnice, telefonske centrale, celo podzemno železnico. Kot vemo, je bila nekoristna, ker se je med tem časom razvila tehnologija (tanki), ki je omogočila hitro premikanje vojakov. Tako so na začetku 2. svetovne vojne nemški Pancerji enostavno zaobšli nepremagljivo in tudi nepremakljivo linijo (najprej premagali takrat nevtralne Luksemburg, Nizozemsko in Belgijo) in s strani napadli Francoze.

Nekateri imajo linijo kot metaforo za človeško neumnost, ameriški general Stanley McChrystal pa pravi, da je realnost veliko bolj kompleksna. Eden od namenov je bil, da se ne bi ponovila zgodba iz prve svetovne vojne in preprečila neumno prelivanje krvi, kar je bilo tudi doseženo. Če linija ne bi bila zgrajena, bi verjetno Nemci še hitreje zavzeli Francijo, kot so jo sicer. Kljub svoji velikosti in neprebojnosti je bila Maginotova linija nezadostna, ker se je v tistem času spremenila tudi tehnologija. V situaciji, ko so bili prisotni tanki, letala in poleg tega se še sovražnik ni držal ustaljenega načina vojskovanja, ampak je raje spremenil način igre, je bila nezadostna. Namesto, da bi preprečila vdor, je spodbudila nov način vojskovanja.

Danes si lahko nekatere dele linije ogledate kot turistično znamenitost.

Poglejmo si še dva primera človeka proti naravi. Gremo malo naprej od Maginotove linije in pridemo v leto 1953. Januarja tega leta je zaradi močnega neurja na Škotskem in v Angliji in visoke plime morje prestopilo nasipe in poplavilo del Nizozemske z imenom Zeeland (morska zemlja). Poplavljena so bila mesta, domovi, šole in bolnišnice. Poplava je terjala preko 1800 smrtnih žrtev. Za razvijajočo državo je bil to hud udarec. Tisočletja so Nizozemci »kradli« zemljo morju in bili vrhunski pri izdelavi nasipov, potem pa to. Da se to ne bi več ponovilo, so sklenili narediti večji, močnejši nasip, ki bo dokončno rešil ta problem. Projekt so poimenovali Deltawreken https://en.wikipedia.org/wiki/Delta_Works, Nekateri ga imajo za enega izmed sedmih človeško narejenih čudes. Danes si ga lahko ogledate kot turistično znamenitost.

Če bi bil ta zid narejen leta 1953, bi prav gotovo preprečil hudo škodo, ki je bila narejena takrat. Nihče pa ni mogel ali znal predvideti nepričakovanega delovanja narave leta 1993 in 1995, ko sta se poklopila dva naravna pojava: taljenje snega v Švicarskih in Nemških Alpah z ogromnim deževjem v porečju Rena skozi Nemčijo in Nizozemsko. Tako kot so nemški pancerji pred več kot 50 leti šli čez ta teren in zaobšli Maginotovo linijo, je tudi voda ignorirala obrambni nasip, ki je bil tokrat usmerjen v napačno smer. Tokrat so poplave prišle od zadaj. Čeprav ni bilo tako hudo kot leta 1953, so prav tako morali evakuirati četrt milijona ljudi in utrpeti več stomilijonsko škodo zaradi poplav.

Tudi ta »končna« rešitev se je izkazala za nezadostno. Z reguliranjem kanalov, poglabljanjem strug in dvigovanjem nasipov, vodo res da usmerjamo, hkrati pa ji povečujemo njeno rušilno in poplavno moč v primeru večjih količin. Danes bi poplave v Zeelandu ogrozile življenje 4 milijonov ljudi, zato so Nizozemci morali spremeniti koncept razmišljanja.

Leta 1928 je škotski biolog Alexander Fleming po naključju odkril penicilin. Njegovo odkritje je vsekakor rešilo življenje milijone ljudi v prihajajočih morijah. Vendar tudi to čudežno zdravilo oz. linija zdravil, ki se je iz tega razvila, (danes jih poznamo pod imenom antibiotiki), ne delujejo več tako kot so takrat predvidevali. Bakterije, katerim so bili antibiotiki namenjeni, so se zaradi pretirane ali nepravilne uporabe prilagodile oz. pospešile svoje evolucijske cikle. Tako danes ljudje zopet umiramo zaradi okužb, ki so bile še pred desetletji ozdravljive.

Človeški sistem je tako kot narava preveč kompleksen organizem, da bi lahko iskali končne rešitve. Bakterije so se tako kot prej Mongoli, Nemci ali voda prilagodili ali spremenili pravila igre. Odlična rešitev za problem ni več dovolj dobra.

Nizozemci danes doktrino spreminjajo. V državi, kjer so tisočletje gradili močnejše, višje nasipe, danes prav heretično te nasipe znižujejo. Nova doktrina upošteva načela narave: če se boš boril proti vodi, bo voda udarila nazaj. Voda potrebuje prostor. Sprejeti je potrebno, da so poplave neizogibne, da ne moremo predvideti vseh podnebnih, vremenskih sprememb, ker je narava preveč kompleksen sistem. Prav tako bo potrebno spremeniti način zdravljenja, ker je človeško telo prav takšen kompleksen sistem in, ne nazadnje v luči pariških dogodkov, bo treba spremeniti tudi način spopadanja s teroristi, ker igrajo po čisto novih, nam nepredstavljivih pravilih.

Nizozemci danes razmišljajo ne o tem, kako bodo svojo državo zaščitili oz. jo naredili varno pred poplavami, ker opažajo, da se to ne da, ampak o tem, kako narediti državo odporno na poplave. Gre za ogromno spremembo v načinu razmišljanja. Nekateri so jim že začeli slediti, upam, da jim bomo tudi mi. Kako povečati odpornost na neizogibne težave? To je ključ za uspeh!

Odporno razmišljanje je nov način, kako se soočati z izzivi v današnjem kompleksnem okolju. Vodje in menedžerji, ki razmišljajo odporno, bodo sprejeli realnost, da se bodo neizogibno srečali z nepredvidenimi izzivi in grožnjami. Namesto, da bodo zidali visoke, specializirane obrambne nasipe, bodo vzpostavili sisteme, ki bodo pomagali absorbirati neizogibne udarce in izzive. Odporni sistemi so tisti, ki lahko preživijo nepredvidene grožnje, se hitro sestavijo ali poberejo, če je to potrebno. Ravno tako kot imunski sistem, ki ga določeni šoki samo okrepijo.

Podobno kompleksno okolje predstavljajo podjetja in timi v katerih danes delujemo. Še posebej je to razumevanje pomembno za vodstveni tim o katerem sem pisal celo leto. Naj omenim samo en dejavnik kompleksnosti, na katerega imate vpliv in sicer kako narašča kompleksnost odnosov v timu s številom članov tima. Spodnji graf prikazuje, kako se povečuje število socialnih interakcij s številom članov tima. Ko prečkamo število 5, začne kompleksnost ekspotencialno naraščati. http://sheilamargolis.com/2011/01/24/what-is-the-optimal-group-size-for-decision-making/

Vodstveni tim je kompleksen sistem za katerega ne moremo najti trajne rešitve. Lahko pa ga naredimo odpornega. Skozi leto sem pisal o petih ključnih dejavnikih, kako narediti vodstveni tim bolj odporen in prilagodljiv na nove izzive. Naj jih za konec še enkrat ponovim: začne se z grajenjem zaupanja – to je osnova, najpomembnejši dejavnik, ki mu verjetno posvečamo premalo pozornosti in časa. Zaupanje je kot zdravje, gre po nitki gor in po vrvi dol. Hitro se ga zgubi, dolgo se ga gradi. Temu osnovnemu dejavniku sledijo hitro in sprotno reševanje nesporazumov, konfliktov in tudi usklajevanje različnih mnenj in pogledov. Dvig zavzetosti, sprejemanje odgovornost in usmerjenost k rezultatom so potem nadgradnja.

Če k temu dodamo še Googlovih pet ključev za uspešen tim (glej povzetek spodaj ali celoten članek), dobimo lepo sliko o tem, na kaj se je potrebno osredotočiti, če hočemo iz timov dobiti največ kar lahko. Bodite pozorni: psihološka varnost je najpomembnejši od vseh petih in je osnova za vse ostale; mi temu rečemo grajenje zaupanja.

Vodstveni tim je še posebej občutljiv sistem, ker je sestavljen iz visoko specializiranih posameznikov, ki najbolje razumejo svoje področje delovanja, manj pa delovanje celega podjetja; pogosto se zato niti ne zanimajo, ker jim je prioriteta njihovo področje in njihov tim (glej timsko dilemo – kateri tim je bolj pomemben). Vodja mora biti tisti generalist, ki povezuje, vendar ni dovolj, da je samo vodja tisti, ki vidi celoto; vsi člani tima jo morajo videti in poznati, vsaj intuitivno, če že ne razumsko. Zato so ključni redni in učinkoviti sestanki vodstvenega tima.

Vodstveni tim mora biti organiziran in povezan tako, da se lahko hitro prestrukturira in odreagira na neizogibna presenečenja, ki nas čakajo v prihodnosti. Včasih smo temu rekli nič nas ne sme presenetiti in to je dober slogan, ki bi si ga morali držati tudi danes. Če ne moremo kontrolirati neizogibne plime sprememb, se lahko vsaj naučimo delati boljše čolne. Na to imamo vedno vpliv, kot imamo tudi vpliv na pet dejavnikov uspeha vodstvenega tima. Zgradite odporen, ne nepremagljiv (vodstveni) tim.

Viri:

• Stanley McChrystal: Team of Teams, Penguin, New York 2015
• Lenart j. Kučič: Srednjeveško zdravilo za bolezni novega tisočletja, Sobotna priloga Dela, 28.11.2015

Wikipedia