Kaj vam prineseta odkritost in deljenje informacij

Kako dobro vam delujejo možgani in vaš živčni sistem? Ali noge dobro vedo, kaj dela in hoče glava? Kaj se zgodi, če ne deluje dobro? Odgovor prepuščam vam.

Kako potekajo informacije v vašem podjetju? Kako dobro deluje »živčni sistem vašega podjetja«? Ena od ključnih stvari, ki dvigujejo zaupanje v podjetju ali timu, je obveščenost. Ljudje želijo biti na tekočem o tem kaj se dogaja. Odprtost gradi zaupanje in to je osnova za dobro timsko delo; o tem ste lahko brali v nizu prejšnjih blogov začenši z Zaupanje imamo vgrajeno

Obveščenost

Dve stvari, ki lahko negativno vplivata na zaupanje in obenem povzročata stres pri sodelavcih in/ali članih tima, sta vodja in to, da ne veste, kaj načrtuje. Kaj so prioritete v naslednjem mesecu? Kako nam gre prodaja? Kakšno je stanje naročil? Kaj se dogaja z investicijami? Kako kaže za prihodnje leto? Taka in podobna vprašanja se porajajo v glavah zaposlenih praktično vsak dan, še posebej, če delate v podjetju, ki se ravno postavlja na noge ali če je prisotna kriza. Takrat je neobveščenost še toliko bolj moreča. Moreča pa je tudi dandanes, čeprav je najhujša kriza očitno za nami.

Neka raziskava je pokazala, da je samo 40% zaposlenih zadostno obveščeno o dogajanju v podjetju, o glavni ciljih in projektih. In to kljub vsem raziskavam in praksi, ki kaže, če zaposleni vedo, kaj se dogaja v podjetju in zakaj se sprejemajo določene odločitve ter kam je podjetje usmerjeno, so bolj zavzeti in produktivni.

Informacije so močno orožje in tudi orodje. Z njimi lahko manipulirate in pokažete svojo moč. Pustiti ljudi nevedne je lahko eden od načinov, kako izkazujete svojo moč, vendar bo to le kratkotrajno. Veliko večje koristi boste dobili z deljenjem informacij. Vzemite si čas za to. Kaj torej lahko naredite? Kateri so praktični koraki, da boste povečali odprtost in obveščenost vaših sodelavcev?

Javnost informacij

Nekatera podjetja gredo v drastično odkritost, tako da so praktično vse informacije javne, razen tistih, ki so pod kakšnimi pogodbami o nerazkrivanju podatkov ali še ni pravi čas, da bi jih objavili. Cilji podjetja, strategija, rezultati, finančno stanje, bilanca in celo plače. Vse transparentno in javno objavljeno. Na tem področju je verjetno prvak Google. Več o tem si lahko preberete v knjigi Work Rules, ki jo je napisal Laszlo Bock, kadrovski direktor podjetja.

Podatki kažejo, da se v podjetjih, kjer je visoka transparentnost, proizvodnja poveča.

Gallupova raziskava iz leta 2015, narejena v 195 državah sveta, je pokazala, da so zaposleni, ki so dobro obveščeni, bolj zavzeti kot tisti, ki niso. Ljudje bolje delajo, če vedo, kam gredo in zakaj. Samo pomislite, kako se vam dvigne motivacija, ko se približujete cilju.

Osebni primer

Prav na to sem bil pozoren pri otrocih, ko smo se zadnjič odpravili v gore. Projekt je bil tudi veliko bolje sprejet, ker smo prej naredili načrt, se pogovorili koliko časa bo trajalo, kdaj in kako bomo hodili ter kam smo namenjeni. Ko smo zagledali kočo, je prišla dodatna energija, čeprav smo hodili kar nekaj ur. Nekaj sva se z ženo v letih prakse naučila in to je, da je dobro narediti načrt poti, povedati kaj se bo dogajalo, kam gremo, kako bom do tja prišli in tudi jasno povedati razlog zakaj gremo. Nekaj minut pogovora in planiranja vam privarčuje ure negodovanja, slabe volje in potem nenehnega spraševanja kdaj bomo tam. Zakaj bi bilo pri odraslih kaj drugače? Đorđe* je že vedel, ko je napisal legendarni stih, princip je isti, vse ostalo so nianse.

*Đorđe Balašević: Pjesma o jednom petlu

Kaj je vaš zakaj in ali ga sodelavci poznajo

Vodjem, ki prakticirajo odprtost in delijo informacije, zaposleni bolj zaupajo. Ko je visoko zaupanje, je visoka tudi produktivnost in morala. Še posebej je pomembno, da poznajo globlje razloge, predvsem odgovore na vprašanja zakaj. Ljudje radi vemo, zakaj naj bi nekaj delali in kakšne koristi bodo od tega. Robert Cialdini je v svoji uspešnici Influence (Vpliv) opisal primere, kako se dramatično poveča sodelovanje in sprejemanje, če je bil podan dober razlog. Odgovori na vprašanje zakaj, se nas dotaknejo na globljih nivojih ker nagovarjajo našo notranjo motivacijo. Ko smo ljudje motivirani zaradi svojih razlogov, potem bomo tudi naredili več ali praktično vse kar je v naši moči, da bomo nekaj dosegli.

Kar nekaj časa je v veljavi koncept notranjega podjetništva. Vendar kako boste pričakovali, da se sodelavec vede kot lastnik, če ne ve, kam ste namenjeni in kaj se dogaja. Kam gre podjetje in zakaj gre tja? Nepoznavanje in neinformiranost sprožata stres.

Redni sestanki

Naslednja stvar, ki jo lahko naredite za dvig obveščenosti in prenos informacij, so redni tedenski sestanki. Sestanki so odličen način za dvigovanje zaupanja, grajenja odnosov in s tem povečanja produktivnosti. Seveda morajo biti dobro vodeni, a to je tema kakšnega drugega prispevka. Če vam okoliščine dopuščajo, potem priporočamo tudi dnevne stoječe sestanke za hitro izmenjavo informacij. Teh 15-20 minut vložka se vam bo večkratno povrnilo. Priporočam, da pri sestankih eksperimentirate, mogoče boste vpeljali »hodeče sestanke«, več o tem zakaj in katere koristi prinašajo, tukaj!

Potreba po zasebnosti

Seveda ni nujno, da je vse transparentno. Ljudje rabimo svojo zasebnost. Že dolgo časa se krešejo razprave kaj je bolje, da so zaposleni v posameznih pisarnah ali v skupnem prostoru. Oba koncepta imata svoje prednosti in slabosti. Vsekakor ne spreglejte dejstva, da ima vsak zaposleni stvari, ki jih res ne želi obešati na veliki zvon. Če imate politiko odprtih delovnih prostorov potem omogočite zaposlenim, da imajo svoje omare, prostore, kjer lahko shranjujejo svoje zasebne stvari. Prav tako je prav, da jim omogočite tudi prostore, kamor se lahko umaknejo, ko rabijo nekaj zasebnosti. Ravnotežje je pomembno, tako kot povsod drugod.

Obrnjena piramida

Kako obravnavate svoje zaposlene in kakšno podporo imajo tisti v »prvih bojnih vrstah«? Ali so vaše podporne službe namenjene samim sebi ali imate vpeljano načelo notranjih strank? Se vodstvo, kadrovska služba, finance, razvoj, marketing, priprava dela, skratka podporne službe resnično ukvarjajo s tem kako so vaši zaposleni, ki so v stiku s strankami ali proizvajajo, lahko bolje posvetijo svojemu delu ali postavljajo nova in nova pravila ter birokratske ovire, ki zavirajo njihovo ustvarjalnost, zavzetost in produktivnost? Vprašajte se ali so vaši zaposleni, ki »proizvajajo« res tretirani kot stranke. So »proizvajalci« res na prvem mestu in ostali oddelki resnično služijo njim, ter jim pomagajo? Več o tem v prispevku Kako obravnavate svoje zaposlene.

Za tiste najbolj pogumne – javne plače

Mogoče še ni pravi čas, da boste naredili plače transparentne, lahko pa naredite korake tudi v tej smeri. Majhni koraki lahko pripeljejo do večjega zaupanja. Študija, ki jo je naredil Emiliano Huet-Vaughn iz Middlebury College je pokazala, da so bili v timih, kjer so javno delili informacije o plačah, za 10% bolj produktivni v naslednjih tednih v primerjavi s kontrolnimi timi, ki niso dobili teh informacij.

Javnost plač vzpodbuja pogovore o tem, kaj ljudje delajo in zakaj imajo nekateri večje prihodke od drugih. Gre za občutljivo temo, ki jo morate previdno nagovoriti. Morate imeti dobro postavljene cilje in sistem nagrajevanja usmerjen na rezultate.

Politika odprtih vrat

Če ste vodja tima, je dobro, da vpeljete termine, kjer ste dostopni za člane svojega tima, kot nekakšne govorilne ure; seveda se morate na to dobro pripraviti in se potruditi, da so ti pogovori res produktivni.

 Obveščenost zmanjša negotovost

Negotovost povzroča stres. Stres pa vpliva na naše možgane, predvsem na centre, ki skrbijo za motivacijo in razmišljanje. Ko smo v negotovi situaciji, se naši možgani še posebej osredotočajo na nevarnosti, na to kaj bi lahko šlo narobe. Takrat je glavna strategija vaših možganov preživetje, ne pa rast in razvoj. Velja se spomniti, da kakor gre vaša pozornost, gre vaša energija in vaše ukrepanje.

Obveščenost zmanjšuje stres negotovosti, ker ljudem daje občutek smeri. Če zaposleni vedo, kam gre podjetje in zakaj gre v tej smeri, potem si lahko zaposleni ustvarijo jasno sliko o tem, kakšni bodo najverjetneje prihodnji rezultati. To usmeri njihovo razmišljanje v smeri ciljev in se ne obremenjujejo z »zgodbami«. Poskrbite, da bodo imeli zaposleni jasno sliko in preprečili boste, da si bodo ustvarjali slike, ki vam pogosto ne bodo všeč. Velja tudi, če situacija v podjetju ni prav rožnata, verjetno to sami vedo in čutijo. Skrivanje zadevo samo še poslabša.

Ključne točke v pregledu:

• Redni tedenski sestanki z vašim timom, kjer pregledate stanje na projektih, predstavite rezultate in se pogovorite o prihodnjih aktivnostih.
• Sestanki za vse zaposlene, kjer jih obvestite o načrtih za prihodnost in ključnih rezultatih.
• Pismo direktorja vsem zaposlenim v katerem opišite kaj se dogaja in katere ključne odločitve ali projekti so pred vami.
• Postavite zaposlene na prvo mesto; predvsem tiste iz »prvih bojnih vrst« in prakticirajte obrnjeno piramido.
• Redno, četrtletno objavite rezultate poslovanja, pokažite vaše bilance in mogoče celo organizirate izobraževanje, da jih bodo ljudje znali brati.
• Prakticirajte politiko odprtih vrat; naj imajo člani tima reden in odprt dostop do svojih vodij.

Velja si zapomniti, da obveščenost in odprtost informacij gradita zaupanje in povečujeta produktivnost. Zato prihodnjič nadaljujemo s to temo in sicer konkretno, kako lahko povečate in pokažete skrb za svoje zaposlene. Tako kot boste ravnali z zaposlenimi, tako bodo oni s svojimi strankami.

Prepoznajte svoja čustva

Kaj je čustvena inteligenca?

Čustvom se ne moremo izogniti. So najbolj človeška od vseh stvari, saj so del nas samih. Kako jih prepoznamo pri sebi in kako dovzetni smo za prepoznavanje čustev pri drugih pa je odvisno od stopnje naše čustvene inteligence. Ta izraz je kar pogost, vendar nam nihče ne pove, kaj to sploh je in kako do tega pridemo, kako jo razvijemo. Če bi vprašali mimoidoče, bi bil najbolj pogost odgovor ta, da je čustvena inteligenca občutek.

Ali so čustva res univerzalna?

Na hitro bi rekli, da so čustva univerzalna in da imamo vsi enaka osnovna čustva: veselje, žalost, strah, jeza, … Če vzamemo določene kulture pod drobnogled, kmalu vidimo, da temu ni tako. Na Tahitiju, na primer, ne poznajo žalosti, pač pa se takrat, ko se mi počutimo žalostne, oni počutijo slabotno, nezainteresirano in utrujeno. Eskimi, na primer, ne poznajo koncepta jeze.

Čustva so torej koncepti, ki se jih naučimo. Niso železna ali univerzalna, pač pa naučena in povsem odvisna od tega, v kakšni kulturi se rodimo in odraščamo. Če bi poznali le tri osnovna čustva, kot so »veselje«, »jeza« in »žalost«, bi tudi zaznavali samo ta tri čustva.

Kaj vse lahko pomeni »super«?

O čustveni inteligenci torej govorimo, ko smo sposobni neko čustvo prepoznati, ga razlikovati, opredeliti in ugotoviti njegovo intenziteto. Torej, več oblik občutka »super« kot poznamo, višja je naša čustvena inteligenca, bolj so naši možgani sposobni predpostavljanja, kategoriziranja ter sprejemanja tega čustva, ter izbire najprimernejšega odziva, ki je prožen in prilagojen, saj »super« lahko pomeni vesel, zadovoljen, navdušen, sproščen, ponosen, hvaležen, radoživ, poln življenja, blažen, presrečen, …