Ste bili res na dopustu?

Zakaj si je potrebno vzeti si čas za dopust in takrat res povsem odklopiti od službenih zadev? Ljudje nismo stroji, ki lahko delajo 24/7, ampak živa bitja, in zato rabimo obdobja za počitek. Redno. Ne samo, da vsak dan rabimo spanje (več o tem Spanc je boljš’ k žgan’c), dnevno rabimo tudi krajša obdobja počitka (več o tem v majskih Pro Aktivnih novicah). Poleg tega rabimo tudi daljša obdobja za počitek in obnovo.

Ste uspeli resnično odklopiti na dopustu ali ste bili z enim očesom še vedno pri delu? Kaj pa vaši sodelavci – ste jim omogočili, da se res odklopijo? Tokrat se bom predvsem osredotočil na eno vse prisotno motnjo, ki nam preprečuje odklop tako na dopustu kot tudi po zaključku delovnika. Katera bi to lahko bila?

Elektronska pošta

Do nje imamo dostop na našem pametnem telefonu. Priročno in vedno pri roki. Poleg tega ima verjetno večina od vas še kakšno tablico ali prenosni računalnik, ki je obvezni del dopustniške opreme. Mogoče si rečete, da si boste pogledali kakšen film, TV nadaljevanko, prebrali kakšno elektronsko knjigo in gre seveda z vami na dopust. Vendar pa gre zraven tudi skušnjava, da se zvečer ali zjutraj (ko otroci spijo) hitro na kratko priklopite na e-pošto. In že se je dopust prevesil v delovni dan. Tega se niti ne zavedamo. Niste do konca sneli strune. Najmlajši sin se je navdušil za lokostrelstvo. Ena prvih stvari, kar jih trener nauči, je, da po uporabi snamejo tetivo – struno, da lok ohranja svojo prožnost. Če lok ali struna, ki sta neživa, morata počivati, kaj šele mi!

Z razvojem informacijskih tehnologij, predvsem interneta in mobilnih tehnologij, so se meje med zasebnostjo in delom povsem zameglile. Priročnost je ključ. Danes imamo povsod dostop do e-pošte: med kosilom, nakupovanjem, doma med večerjo, na dopustu, … Kar poglejte ljudi v restavracijah za kosilo, kako jedo in se pogovarjajo po telefonu (pogosto službene zadeve) ali odgovarjajo na mail, sms. Kakor pravi izrek, priložnost naredi tatu. Ste že kdaj ukradli del časa za počitek, ki ste si ga zaslužili, a ste takrat raje delali? Kriv tako, kot je zapisano.

Vaše sanjske počitnice

Predstavljajte si vaše sanjske počitnice. Verjetno ne vključujejo scene, ko iščete internet dostop, wi-fi povezavo, da boste lahko preverili e-pošto. Če dobro pogledate naokoli, boste videli, da številni tudi na dopustu delajo na računalnikih, še bolj pogosto pa jih vidite na pametnih telefonih, ko odgovarjajo na e-pošto in poskusijo odgovoriti vsaj na najbolj pereča vprašanja in zahteve; ogromno je tudi obiskov družabnih omrežij in »obveznega« deljenja vaših najlepših trenutkov. Če ste eden med njimi, si verjetno govorite, potem ne bom imel opravka s stotinami neprebranih e-mailov, ko se vrnem. Saj gre samo za par minut vsak dan, pa še čas imam, saj sem na dopustu. Kaj pa to predstavlja za vas in vaše telo? O tem malo kasneje.

Razsežnost problema

Najprej si poglejmo razsežnosti problema. Ocena za 2016 je, da je na svetu 4.6 mrd e-poštnih naslovov. Ker jih imamo večina po dva ali več, je uporabnikov manj in sicer samo 2,5 mrd. Na dan se na svetu pošlje preko 100 milijard elektronske pošte in večina te za poslovni namen. E-pošta je še vedno prevladujoča, sledijo pa seveda že druge aplikacije za hitro sporočanje in obveščanje. Povprečje poslovnih mailov je preko 100 na dan, torej v povprečju 50 prejetih in 50 poslanih. Od prejetih je vsaj 10% nezaželenih (SPAM). Kakšno je stanje pri vas, dvigujete ali znižujete povprečje?

Kaj to pomeni? Predstavljajte si, koliko ur na dan vi ali vaši zaposleni porabite za branje in pisanje e-sporočil. Povprečen zaposleni kar 23% delovnega časa posveti e-pošti in jo v povprečju preverja 74-krat na dan, nekateri tudi do 36-krat na uro!!! Vendar ne smemo upoštevati samo čas za preverjanje, branje in pisanje.

Računati moramo še prekinitve. Če imate e-pošto stalno vklopljeno in jih dobite 50 na dan, to pomeni, da poenostavljeno v povprečju (seveda ne prihajajo notri tako lepo po vrsti) mine 9,6 minute preden vas zmoti e-mail. Raziskave kažejo, da je povprečen čas povratka na aktivnost, ki ste jo delali prej, od 4 pa vse do 23 minut. Vsaj 4-5 minut rabite, da se spet povsem preklopite na delo, ki ste ga opravljali prej. Na videz izgleda, da delate in da ne gre za izgubljeni čas, vendar je kvaliteta vašega dela neprimerno slabša.

Potem je tu še pritisk, ki ga e-pošta povzroča. Številni zaposleni so frustrirani, ker ne morejo sproti počistiti e-poštnega nabiralnika. Raziskave kažejo, da se počutimo zelo produktivne, če smo uspeli sprazniti e-poštni nabiralnik. Ker na e-pošto ne moremo vplivati, lahko to pomeni, da ste veliko in trdo delali na povsem za podjetje in tudi za vas nepomembnih stvareh!

E-sporočila dvigujejo srčni utrip

Vse to povzroča večopravilnost, multitasking, ki znižuje našo produktivnost in povišuje stres. Gallupova raziskava v Ameriki je pokazala, da zaposleni, ki več časa namenijo delu izven delovnega časa (eden glavnih dejavnikov je odgovarjanje na e-pošto), doživljajo znatno večji nivo stresa, kot tisti, ki tega ne delajo.

Raziskave kažejo, da e-pošta povišuje stres in srčni utrip. To sta dva dejavnika stresnega odziva: beg ali boj. Dobili ste pošto glede nekega problema, ste na dopustu in trenutno ne morete nič ukrepati. Razen povečanega srčnega utripa, zvišanih stresnih hormonov in zmanjšanja sprostitve, pokvarjenega dneva, niste dobili nič uporabnega.

Da ne bo pomote – e-sporočila so lahko zelo produktivna in so v redu, če bi jih dobili le nekaj na dan in tiste res prave, bistvene. So odlična predvsem za začetek, ustvarjanje kontakta, niso pa primerna za kakršnokoli poglobljeno komunikacijo.

Šele dopust brez e-maila pomeni res pravi odklop. Pomeni, da ste znižali verjetnost večopravilnosti, stresa in nepotrebnega dviga srčnega utripa; obstaja veliko boljših in bolj koristnih načinov za dvig srčnega utripa kot e-pošta. Cilj: dopust brez e-pošte! Izognili se boste nepotrebnemu stresu, saj ga bo dovolj, ko se boste vrnili nazaj na delovno mesto.

Primeri dobrih praks

V podjetju Volkswagen so namestili aplikacijo, ki ustavi pošiljanje e-pošte pol ure po zaključku delovnika in začne pošiljati pošto pol ure pred začetkom delovnika. Zaposleni še vedno lahko komunicirajo preko telefona ali gredo na internet, samo pošte ne morejo več dobiti. Kmalu po tem dobrem zgledu se jim je pridružilo tudi nemško Ministrstvo za delo, ki spodbuja svoje menedžerje, da ne pošiljajo zaposlenim e-pošte po zaključku delovnih ur.

Drugo poznano nemško podjetje, Daimler, je šel še korak naprej z ukrepom nič e-sporočil na dopustu. Zaposleni imajo možnost, da se vključijo v program »Mail on Holiday«, naložijo aplikacijo, ki obvesti pošiljatelja e-sporočila, naj sporočilo posreduje določeni osebi, ki ni na dopustu ali ga ob določenem datumu ponovno pošljejo dotičnemu prejemniku, ker bo sicer sporočilo zbrisano. Cilj je, da se zaposleni na dopustu res sprostijo in da pridejo nazaj in najdejo prazen e-poštni nabiralnik. Vključitev v program je opcijska in zanjo se je odločilo preko 100.000 zaposlenih.

O podobnih ukrepi razmišljajo in jih uvajajo tudi v Franciji. Raziskave kažejo, da omejen dostop do e-pošte in daljši dopust pozitivno vplivajo na produktivnost. Podatki OECD (organizacija za gospodarsko sodelovanje in razvoj) kažejo, da je produktivnost francoskih in nemških delavcev na samem svetovnem vrhu. Slovenskih primerov ne poznam. Upam, da se pridružijo tudi slovenska podjetja in da sem z pisanjem dal pobudo ali vsaj razmislek glede tega.

Kaj pa lahko naredite takoj

Začnite dan s prioritetami, »naredi« seznamom in začnite z najpomembnejšo nalogo dneva. Počakajte z e-pošto vsaj do devete ali celo desete ure zjutraj. Nekateri uspešni ne odgovarjajo na elektronska sporočila pred poldnevom.

Izključite signal za prihajajočo pošto. Izklopite opomnik in zvočni signal. Pregledujte e-pošto največ dva do trikrat na dan. Podaljšajte intervale preverjanja. Le-ti naj bodo daleč narazen. Določene dneve lahko namestite tudi avtomatski ogovor: “Imam pomembno nalogo, ne bom odpiral e-maila npr. do 14. ure. Če je resnično pomembno, prosim, pokličite na xx xxx xxx.”

Določite e-mail pravila! To je ključno. Ljudje so pod pritiskom. Pogosto zaradi nepisanih pričakovanj, da je treba biti na voljo in lahko dobijo občutek, če ne bodo sproti odgovarjali, bodo izključeni iz komunikacije. Verjetno se kje tudi to dogaja, kar pomeni, da se ljudje raje uklonijo. Zato je odgovornost podjetja ali članov tima, da se dogovorijo za pravila uporabe e-pošte. Npr. ni pošte po 18:00 uri, ali ni pošte na dopustu. Kot ste si prebrali, že obstajajo rešitve, ki vam to omogočajo.

Uživajte na (ali po) dopustu in ob večerih s komerkoli in kjerkoli ste že!