Kako povečati produktivnost v 15 minutah?

Danes štejejo le rezultati in seveda morajo biti doseženi hitro. Edini način, da to dosežemo, je, da delamo dlje, bolj stanovitno in da smo ves čas, 24/7, povezani. Ni časa za odmor. Vsaj zdi se tako in na žalost številni tako delajo.

Dobrodošli v svetu, kjer mantra je treba delat, odzvanja pri ljudeh, kar se odraža v dolgih urah preživetih na delovnem mestu in potem mogoče še nekaj dela doma. Pri tem pa pozabljamo, da človek ni stroj in da potrebuje počitek. Najprej potrebujemo vsak dan spanje, kar je nekako samoumevno, zraven tega potrebujemo tudi počitek že čez dan. To pa že ni več tako samoumevno.

Če zelo intenzivno delamo več kot 90 minut, začnemo porabljati energijske rezerve. To pripelje do tega, da se zamenja živčna dominantnost, kar pomeni, da se poveča delovanje simpatičnega živčnega sistema. Gre za psihološko stanje, ki ga običajno povezujemo s stresom in odzivom, ki ga poznamo kot zbeži ali bori se.

Osciliranje je naravni proces

Ljudje imamo določene ritme kar vgrajene. Prvi, ki ga bolj čutimo in prepoznamo, je dnevni ali cirkadialni (circa – okoli, dies – dan), ki se ponastavi vsako jutro z dnevno/sončno svetlobo. Drugi ritem, ki ga učeno imenujemo ultradialni ritem (ultra – notri, znotraj; dies – dan), torej ritem znotraj dneva, deluje v ciklusih po 90 – 120 minut. Ta ritem je veliko bolj nežen, subtilen in se ga manj zavedamo. Mnogi zanj sploh še niso slišali. Zanimivo pa je, da je v znanstvenih krogih poznan že skoraj 50 let.

Primeri ultradialnega ritma v našem telesu so kroženje krvi, mežikanje, srčni utrip, izločanje hormonov, regulacija telesne temperature, premikanje črevesja, apetit, spreminjanje prehodnosti nosnic. Naredite preprost poizkus. Preverite katera nosnica je v danem trenutku bolj prepustna. Nosna dominanca je podvržena ultradialnemu ritmu in se vam večkrat na dan zamenja. Preverite spet čez par ur in videli boste, da je takrat bolj prepustna druga. Strinjali se boste, da temu, kot tudi ostalim ritmom, večino časa ne posvečate pozornosti.

Naš 90-minutni ultradialni ritem

Ste mogoče dopoldan utrujeni, mačkasti, se vam mogoče celo spi? Kaj pa utrujenost po kosilu ali tam okoli 16 ure? Vse to je naravno in se dogaja večini. Izraelski znanstvenik, dr. Peretz Lavie, je izvedel številne zanimive eksperimente in prišel do naslednjih zaključkov: popoldne smo še posebej zaspani okoli 16:30 in zvečer okrog 22:30. Zjutraj pa se nam spi vsakih 90 minut.

Vsak od nas ima občutek, zavedanje, ki mu sporoča, kdaj ima dobro energijo, in je produktiven. Občutimo tudi, ko ta energija drastično pade in se stvari začnejo zatikati ali se celo popolnoma ustavijo. Vemo, kdaj smo energični, fokusirani, osredotočeni in kdaj smo zaspani in nezbrani. Vprašanje je, kako na to odreagiramo. Pogosto to skušamo premostiti s poživili. Še posebej, ker je počivati enako lenariti – vsaj »ljudje tako pravijo«. Kdo pa ceni lenuhe?

Človeško telo oscilira v 90-120 minutnih bioloških ritmih skozi dan, ki jim pravimo ultradialni ritmi. Te ritme sestavljajo vrhunci (ko imamo veliko energije, smo energični in osredotočeni) in doline (ko smo utrujeni in nezbrani, raztreseni in potrebujemo počitek), kot je to prikazano na sliki.

V času 90 minut, ko smo naravno polni energije, ko je naše telo preplavljeno s pravimi hormoni, smo naravno aktivni, budni in osredotočeni. Takrat lahko delamo zelo produktivno. Potem pride čas, ko naša zbranost pade in je čas za kratek odmor. Ta počitek bo služil za obnovo energije in priložnost, da se obnovi hormonska slika v telesu.

Problem 8-urnega delavnika in energijske kondicije

Že v 19. stoletju so se delavci borili za tako imenovano pravično razdelitev časa: 8 ur dela, 8 ur spanja in 8 ur kar kdo hoče. Prvi je leta 1914 8-urni delavnik vpeljal Henry Ford. Od takrat se je tak delavnik obdržal. Nekateri ta čas gledajo kot linearni čas, kot en sam velik kos in ne upoštevajo ultradialnega ritma.

Brez odmorov čez dan se ljudje podzavestno držimo nazaj. Bojmo se, da bomo porabili preveč energije in raje varčujemo z njo. Namesto, da bi delali z 90% kapaciteto v kratkih 90-minutnih intervalih, delamo s 25 – 50% kapaciteto, kajti do konca je še daleč. Kaj se zgodi? Energijska kondicija se zmanjšuje in dolgoročno produktivnost še dodatno pade.

Naj pokažemo to na primeru fizičnega treninga. Če boste trenirali (npr. tekli) na 50% vašega maksimalnega srčnega utripa, ne boste dobili vseh koristi treninga, ki bi jih lahko. Koristi dobite šele ko zapustite področje udobja, kar je pri 75 – 90% maksimalnega srčnega utripa. Seveda povečan stres zahteva počitek, da se telo obnovi, da si povrne energijo. Ob 50% lahko tečete kar nekaj časa, ob 90% pač ne, če pa vmes naredite kratek odmor, potem lahko zopet naredite interval visoko intenzivnega treninga. Če tako trenirate, si boste hitro povečali kondicijo.

Podobno velja za delovno kapaciteto. Področje udobja, počasno delo, je ena najbolj nevarnih pasti v katero se ujamejo številni zaposleni. Misleč, da delajo pametno, v resnici škodujejo sebi in svojemu podjetju. Ker domov pridejo utrujeni (zaradi padca energijske kapacitete jim je kmalu že to preveč) pa še svojim domačim.

Po drugi strani pa, ker ves čas delate, s časom še tisto delo, ki ga delate, ni tako dobro, ker je vaše telo utrujeno in ne prenese dodatnih naporov, ker ne upoštevate ultradialnega ritma. Se vam je zgodilo, da ste se trudili zaključiti nekaj, mogoče popoldne ob zaključku dela, pa vam ni šlo? Vaše misli so tavale, niste bili skoncentrirani, imeli ste težave z odločanjem, sprejemanjem celo najmanjših odločitev. Potem ste se, upam, odločili, da boste zaključili z delom in nadaljevali zjutraj. Dobra odločitev! Nekateri se odločijo, da bodo popili kavo ali kakšno drugo poživilo in se pripravili, da stvar dokončajo. Mogoče jo boste res dokončali, vendar v kakšnem času in za kakšno ceno?

Tisti, ki ste zaključili dan in ste se dobro naspali, nadaljujete naslednji dan in stvar zaključite skoraj mimogrede. Naredite tisto, kar bi vam še prejšnji dan lahko vzelo tudi dve ali več ur časa. Da ne govorimo o kvaliteti narejenega in pa stresnih hormonih, ki ste jih imeli v telesu, kot ste na silo zaključevali.

Povečanje produktivnosti

Tisti, ki upoštevajo ultradialni ritem, so veliko bolj učinkoviti kot tisti, ki ga ne. To je pokazala tudi znamenita raziskava o violinistih dr. Anders Ericssona, ki se ukvarja s produktivnostjo najbolj uspešnih športnikov in poslovnežev. Identificiral je tri skupine in sicer vrhunske violiniste, ki bodo imeli samostojno kariero, dobre, ki bodo igrali v orkestrih in bodoče učitelje. Verjetno bi pričakovali, da so vrhunski violinisti vadili dokler jim prsti niso začeli krvaveti in to po cel dan. Pa ni bilo tako. Prvi dve skupini (vrhunski in dobri) sta vadili v povprečju 24 ur na teden, bodoči učitelji samo 9 ur, torej približno 1/3 časa najboljših. Ste opazili, da so vrhunski vadili toliko kot dobri? Tu postane zanimivo. Najboljši so vadili v povprečju 4,5 ure na dan, v 90-minutnih intervalih, vmes so si privoščili krajše odmore. Ponavadi zjutraj. Poleg tega so spali več kot povprečni violinisti (skoraj eno uro več) in popoldne so si privoščili tudi krepčilni spanec (power nap). Ene izmed ključnih razlik so bile čas vadbe (zjutraj), intenzivnost vadbe (visoko intenzivno v 90 minutah) in vmesni počitek. Tega pri ostalih dveh skupinah ni zasledil.

Ne samo, da se osredotočite na delo in koristne naloge, ko je vaša energija na vrhuncu. Pomembno je, da si vzamete čas za počitek, ko vam energija pade. Naj vam predstavim še eno zanimivo študijo o pilotih na medcelinskih oz. daljših poletih.

Upate, da spijo med letom

Piloti, ki so si med poletom privoščili 40-minutni krepčilni spanec, so imeli 16% boljši reakcijski čas in po tem spancu niso izkusili več mikro spancev. Medtem ko se je pilotom, ki si niso privoščili spanca, reakcijski čas zmanjšal za 34%, poleg tega pa so v zadnje pol ure poleta izkusili v povprečju 22 mikro spancev (spanec od 2 do 10 sekund, pri odprtih očeh). Sam vedno upam, da sem na letalu, kjer piloti upoštevajo ultradialni ritem. Se boste spomnili pri naslednjem pristajanju?

Povečana motivacija

To, da se osredotočite na 90-minutne intervale, vam poleg časa za obnovo prinese tudi dodatne koristi. Ena izmed teh je, da so določene aktivnosti in naloge veliko lažje izvedljive, če jih razkosate na manjše dele. Če imate pred sabo kakšen velik projekt, kot npr. pripravo zaključnega poročila, predstavitev za prodajni sestanek ali kaj podobnega, pogosto začnemo odlašati zaradi velikosti naloge. Naloga se nam zdi velika in to spodbuja odlašanje. Odlašamo vse do trenutka, ko nastopi dodaten časovni pritisk, ko se nam poveča nivo stresnih hormonov. Zaradi tega adrenalinskega stanja imamo celo občutek, da smo bolj učinkoviti; ne zavedamo pa se, da delamo tudi veliko več napak. Poleg tega prisotnost stresnih hormonov zavira našo ustvarjalnost.

Vstanite in se pretegnite

Nekateri celo priporočajo, da znotraj 90-minutnega bloka naredite mikro odmor. Lahko ga naredite tako kot otroci v šoli po 45 minutah. Kratka pavza, samo da vstanete, se pretegnete in na kratko odklopite. Kaj lahko delate v teh mikro odmorih? Ne priporočamo obiskov družabnih omrežij, ampak da greste proč od računalnika, da vstanete, se pretegnete, greste na kratek sprehod ali si mogoče privoščite 2-3 minute močne poze (več o tem kasneje ali v knjigi Prisotnost). Poleg tega s tem, ko vstanete, izničite negativne učinke sedenja.

Kmalu ko se usedete, se električna aktivnost v nogah ustavi. Število kalorij, ki jih porabite, se zniža na eno kalorijo na minuto, produkcija encima, ki razgrajuje maščobe, pade za 90%. Po dveh urah sedenja dober holesterol pade za 20%. Poveča se verjetnost, da boste zboleli za srčno krvožilnimi boleznimi… Več o tem si lahko preberete v članku Kako sedeče delo vpliva na vaše zdravje in dolžino vašega življenja

Kaj lahko delate med odmori

Poleg tega, da vstanete, je poslušanje glasbe ena izmed univerzalnih rešitev in sprostitev. Pogosto jo boste opazili pri vrhunskih športnikih, tik pred nastopom. Izberite glasbo, ki vas navda s pozitivnimi občutki in vam da energijo. Pozitivne koristi presegajo dolžino tega članka.

Zeleni odmor. Najbolje je, da greste ven na dnevno svetlobo. Tako še dodatno vplivate na cirkadialni ritem in na kvaliteto vašega spanja. Dnevna svetloba sproža hormone, zaviralno vpliva na melatonin in spodbuja izločanje dnevnih hormonov. Vse to izboljša vašo budnost čez dan in kvaliteto spanja ponoči, kar dodatno vpliva na produktivnost. Že 5 minut dnevne svetlobe naredi razliko.

Lahko odgovarjate na elektronsko pošto, če ste imeli prej delo predvsem na fizičnem, ali duhovnem nivoju. Odgovarjanje na e-pošto namreč večinoma vključuje čustveno in mentalno energijo. Delo na čustvenem nivoju pomeni počitek na mentalnem, duhovnem in fizičnem nivoju ter obratno.

Odmor je lahko tudi kratek, saj lahko že v parih minutah močno vplivamo na svoje razpoloženje in hormonsko stanje v telesu. Raziskave, ki jih je v svoji uspešnici Presence (Prisotnost) opisala Amy Cuddy, so pokazale, da že 3 minute močne poze lahko vpliva na vaše hormonsko ravnotežje. Torej, če nimate drugega, si vzamete tri minute za močno pozo.

Močni položaji telesa vam prinese dvig hormona testosterona kar za 20% in padec kortizola za 25%. Kortizol je stresni hormon, več kot ga imamo bolj smo nagnjeni k odzivu zbeži ali bori se in k poseganju po nezdravih poživilih. Testosteron je hormon, ki je povezan z našo kreativnostjo in pogumom. Več kot ga imamo, bolj smo ustvarjalni in pripravljeni ukrepati, narediti nekaj novega oz. tvegati. Obstajajo tudi druge koristi testosterona, o katerih kdaj drugič. Skratka, splača se poizkusiti!

Povečanje produktivnosti za 50% ob istem delavniku

Povečanje produktivnosti večina ljudi povezuje z izboljšanjem upravljanja s časom, hitrejšim, boljšim delom, s tem, da se dela dlje časa. Le malo pa povezuje povečanje produktivnosti z odmori. Ne nazadnje je to kontra-intuitivno. Odmori so vendar izgubljeni čas, takrat se nič ne dogaja in so torej zapravljeni čas. Kar upam, da sem vas prepričal, da je daleč od resnice. Še vedno prevladuje mantra, je treba delat, in ljudje v nekaterih podjetjih celo na WC ne upajo, ne da bi se zraven počutili krive.

Ko dosežete 6 ur aktivnega udejstvovanja v 8-urnem delavniku, gre vaša produktivnost strmo navzgor. Vzemimo primer osciliranja: 90 + 15 + 90 + 30 (malica) + 90 + 70 + 10 + 70, kar znese 410 minut aktivnega visoko produktivnega časa. Pokažite mi ljudi, ki res produktivno delajo toliko časa, pa vam pokažem nadpovprečno uspešne posameznike. Večina ljudi zamenjuje čas s produktivnostjo. Res so 8 ur prisotni, vendar je od teh 8 ur mogoče koristno uporabljenih samo pol. Če vzamemo naš primer, to pomeni kar za 50% povečanje produktivnosti. Ni slabo za nekaj 10 – 15 minutnih odmorov. Kaj pravite? Jaz pravim, poizkusite in se prepričajte!

Za konec štiri ključna priporočila v zvezi z odmori in počitkom čez dan:

• Načrtujte svoje delo v 90-minutnih neprekinjenih časovnih blokih. Preverite in videli boste, da boste naredili neprimerno več. Tu gre lahko za več kot 100% povečanje vaše produktivnosti. Ne obremenjujte se, preprosto delajte in videli boste, koliko boste naredili. Teh 90 minut boste čutili pravo energijo in sposobnost osredotočenja. Ko opazite, da vam ta sposobnost pada, je čas za

• Vsaj 10, še bolje 15, idealno 20-minutni odmor. Lažje boste delali na polno, če veste, da pride odmor. Pred vami ni maraton ampak samo 90 minut. Lahko delate na polno, ker boste potem počivali. Teh 15 minut si potem vzemite za odmor in odklopite. Nekaj idej sem vam predstavil. Izberite sebi najbolj primerne. Videli boste, da ti odmori in razbijanje vašega dela na manjše prebavljive kose deluje zelo motivacijsko. Dobesedno načrtujte odmore, ne prepustite jih naključju. Uporabite uro, pametni telefon in nastavite alarm ali opomnik. Preizkusite!

• Privoščite si krepčilni spanec. Kako to naredite, si lahko preberete v članku. Ključne koristi krepčilnega spanca (power nap) so: izboljšuje vašo budnost (kot ste videli pri pilotih), zmanjša verjetnost izgorevanja, izboljša vaše čutilne sposobnosti, zmanjšuje verjetnost srčnega infarkta, še posebej pri moških, in povečuje vašo produktivnost.

Vpeljite osciliranje tudi v vaš dom. Bodite zgled. Pokažite otrokom, kako lahko izboljšajo svoje učenje, kako so lahko boljši pri treningu. Katerokoli področje udejstvovanja, še zmeraj smo ljudje in četudi gre za hobi, naše telo potrebuje odmor. Privoščite si ga, vedoč, da je odmor eden bolj produktivnih delov vašega dneva.