Kako zgraditi učinkovit vodstveni tim

Napočil je čas modernih podjetij, katerih učinkovitost bo namesto na posameznikovih sposobnostih in vlogah, temeljila na timih. Timi so ali postajajo središče vseh organizacijskih procesov: od prodaje, odnosov s strankami, proizvodnje, preko razvoja do kontrole kvalitete. Posamezniki lahko naredijo velike stvari, timi še mnogo večje. Še posebej to velja za vodstvene time. Vodstveni timi so ključ za uspeh podjetja. In prav timsko delo vodstvenega tima je ena od tekmovalnih prednosti, ki je še vedno močno zapostavljena.

»Nihče ne more sam zaigrati simfonije. Za to je potreben orkester.« H.E. Luccock

V seriji člankov se bomo posvetili veščinam in tehnikam, ki jih potrebujete, da zgradite učinkovit in uspešen vodstveni tim, ter izkoristite to vašo skrito tekmovalno prednost v svojo korist. Spoznali boste tudi različna orodja, ki vam bodo pomagala uporabiti novo pridobljeno znanje v praksi.

Začnimo z zgodbo, katere vir je nepoznan. “Bili so štirje ljudje po imenu: VSAK, NEKDO, KDORKOLI in NOBEDEN. Potrebno je bilo opraviti zelo pomembno nalogo. Dodelili so jo VSAKemu. VSAK je bi prepričan, da bo NEKDO to naredil. KDORKOLI bi to lahko napravil, ampak NOBEDEN tega ni naredil. NEKDO se je zaradi tega razjezil, ker je bilo to delo VSAKega. VSAK je mislil, da to lahko napravi KDORKOLI, ampak NOBEDEN ni spoznal, da VSAK tega ne želi napraviti. Zaključilo se je tako, da je VSAK obtožil NEKOGA, ker NOBEDEN ni naredil tega, kar bi KDORKOLI lahko naredil.”

Zgodba je univerzalna, lahko bi se zgodila kjerkoli. Vsaka podobnost z vašim timom je zgolj in samo naključna. Kaže na slabe prakse, ki so, kot boste kmalu spoznali, zelo pogoste.

Patrick Lencioni v svoji knjigi Premagajte pet motenj tima (Overcoming the Five Dysfunctions of a Team, Jossey – Bass, New York, 2005) v piramidni obliki predstavi pet glavnih motenj za učinkovito delovanje tima.

Piramidna predstavitev nakazuje, da so pomembni temelji, v tem primeru zaupanje. In če je prisotno zaupanje, ki daje osnovo piramidi, potem lahko zgradimo visoko piramido in dosežemo vrhunske rezultate.

Odsotnost zaupanja pomeni, da si člani tima ne zaupajo in ni prisotne odprte komunikacije. Ker niso povsem odprti drug do drugega, to vodi do naslednje motnje, ki je strah pred konflikti. Člani tima se tako izogibajo težavnim temam, se ne zapletajo v razprave, ne delijo drugačnih pogledov in se bojijo izraziti nestrinjanje, ker bi to lahko porušilo navidezno harmonijo v timu. In tako se pretvarjajo, da je vse v najlepšem redu. Posledično se sprejemajo odločitve, ki so v najboljšem primeru povprečne, ker ni različnih mnenj.

To vodi do pomanjkanja predanosti. Člani tima se ne čutijo vključene v oblikovanje ter sprejemanje odločitev in zaradi tega niso angažirani. Imajo občutek, da izvajajo ideje drugega, ker nimajo občutka, da so prispevali k odločitvi. Vse to pa zaradi pomanjkanja zaupanja in potem posledično nepripravljenosti deliti ideje in različna mnenja. Angažiranost v takih timih ni visoka. Delajo zato, ker morajo delati, ni prevzemanja lastništva in posledično to pripelje do tega, da se člani tima začnejo izogibati odgovornosti. Niso predani odločitvam in sklepom, ter projektom, ki jih izvajajo. Če je le možno pokažejo na nekoga drugega in se poskušajo izogniti odgovornosti. Pogosto za neuspeh projekta krivijo druge in s tem samo še dodatno poslabšujejo že tako načeto zaupanje.

Pomanjkanje odgovornosti pripelje do ravnodušnosti do rezultatov. Člani tima se ne čutijo kot del tima ampak bolj kot posamezniki, ki so odgovorni za svoja področja, tako da največkrat skrbijo samo za svoje področje in postavljajo svoje prioritete pred prioritete tima. Zgodi se lahko celo to, da so nekateri člani tima povsem zadovoljni, medtem ko so drugi člani tima v težavah, kot da ne bi bili vsi v istem podjetju. Podobno kot pri športnih timih, kjer je lahko član ekipe, ki je izgubila prvenstveno tekmo, zadovoljen, ker je zabeležil čudovito statistiko. Taki športni timi na dolgi rok prav gotovo ne bodo uspešni.

Podajmo si roko

Ko smo razmišljali, kako bi teh pet dejavnikov naredili še bolj razumljive in pomagali udeležencem naših delavnic, da si jih zapomnijo, smo prišli do ideje, da jih obrnemo v pozitivno in jih povežemo s prsti na roki. Običajno pridejo dobre ideje čisto spontano in tudi ta naša se je porodila ob gledanju motivacijskega govora iz filma Za vsako ceno (Any Given Sunday, Oliver Stone, 1999), kjer Al Pacino kot trener moštva ameriškega nogometa nagovarja svoje igralce pred odločilno tekmo. Posnetek s slovenskimi podnapisi si lahko pogledate na naslednji povezavi.  (Zahvala za to gre udeležencu naših treningov g. Urošu Požgan iz Telekoma Slovenije. Uroš, še enkrat hvala!) Al Pacino nagovori svoje igralce in pravi, da naj pogledajo v oči soigralca s katerim bodo šli v bitko in naj mu zaupajo, da bo naredil svoje, da se bo pripravljen žrtvovati za tim in za soigralce. In takrat nas je prešinilo, poglejmo si v oči in podajmo si roko. Roko in pet dejavnikov timskega uspeha.

Zakaj ravno roka in prsti na roki? Zato, ker boste videli, da je povezava zelo močna, nevrologična, kar pomeni, da izhaja iz govorice telesa in simbolnega pomena posameznih prstov. Pa poglejmo.

Palec je najmočnejši, najbolj dominanten prst. Z njim izražamo svojo samozavest. Zgodovinsko je navzgor obrnjen palec pomenil življenje, navzdol obrnjen pa smrt. Danes, če nekomu pokažete palec, je to znak, da je stvar v redu. Da ste vi v redu in da je druga oseba v redu, skratka, da ji zaupate. Grajenje zaupanja smo dali na palec. Je najpomembnejši prst – kot zanimivost, zavarovalnice priznajo ob izgubi roke dlani 40% invalidnost, samo ob izgubi palca pa 15% – torej skoraj polovico gre na račun palca. Grajenje zaupanja v timu je ključ do timskega uspeha. V naslednjih člankih bomo obdelali vseh pet prstov.

Kazalec je prst s katerim kažemo, pravimo mu tudi informacijski prst. Ljudje, ki želijo pritegniti pozornost ali nekaj povedati, bodo največkrat dvignili kazalec; če se še spomnite, smo morali v šoli dvigniti kazalec in sredinec. Če hočemo še poudariti potrebo po pozornosti, vzamemo v roko svinčnik in dobimo podaljšani kazalec. Praviloma iztegnjeni kazalec ne vzbuja dobrih občutkov pri drugi osebi, če pokažemo direktno, ker govori »jaz vem več, vem bolje in te želim podučiti, lahko tudi okarati«. Zato smo ga uporabili kot asociacijo za sprotno reševanje konfliktov. Ko smo z nekom v konfliktu, nanj hitro pokažemo s kazalcem.

Srednji prst ali sredinec nam govori o oblikovanju svoje podobe. Govori o tem, da je vsak zase središče svojega vesolja. Uporabljamo ga takrat, kadar želimo dobiti veljavo, še bolj pa takrat, ko nekomu na zelo grob način pokažemo, da se z njim ne strinjamo. Mi smo ga vzeli kot znak za dvig angažiranosti, zavzetosti zaposlenih. Kadar nismo zavzeti, takrat v bistvu kažemo svojim sodelavcem in/ali svojemu šefu sredinec; kar pa, priznajmo, ni lepo in se ne spodobi.

Prstanec je čutni prst, zahteva pozornost. Zato ni čudno, da imamo na njem prstan. Prstan nas opominja, da smo nekomu obljubili zvestobo in prevzeli odgovornost za razmerje, »v dobrem in slabem, dokler naju smrt ne loči«. Zato nas prstanec opominja na prevzemanje odgovornosti.

Mezinec je družbeni prst. Govori o naši potrebi po statusu in o uspehu. Vedno je zraven, ne zna in ne zmore veliko. Ti dve dejstvi nas opominjata na osredotočenost na rezultate. Rezultati so vedno posledica in ne vzrok, kar številni vodje in menedžerji pogosto pozabljajo. Ko ni rezultatov začnejo nadrejeni pritiskati nanje in kaj se zgodi? Običajno ravno nasprotno od želenega. Vi sedaj veste, da je osredotočenost na rezultate na mezincu. Kar pomeni, rezultati so pomembni, ne pridejo pa sami po sebi (mezinec ne zna in ne zmore veliko). Če želimo dobro zagrabiti, rabimo tudi ostale prste: zaupanje, reševanje konfliktov, zavzetost in odgovornost. Potem pridejo tudi vrhunski rezultati.

Izkušnje kažejo, da si ljudje to bolje zapomnijo kot piramido, ker na obstoječo shemo pripnemo novo shemo, ter s tem povečamo pomnjenje. Poleg tega pa je roka »vedno pri roki« in se na to lahko večkrat spomnimo. Vsakič ko damo roko članu tima, se zavežemo, da bomo ukrepali in delali na teh petih dejavnikih timskega uspeha.

Ker sta pomnjenje in zavedanje šele prvi korak na poti grajenja učinkovitega tima, bomo v prihodnjih prispevkih podrobneje razdelali posamezne dejavnike. V naslednjih novicah se bomo lotili grajenja zaupanja.