Ko vam zavre, ura že teče: kaj lahko naredite v prvih 90 sekundah pritiska

Sestanek poteka razmeroma mirno. Dokler nekdo ne odpre teme, ki z dnevnim redom nima veliko skupnega, z njegovim najljubšim problemom pa očitno vse.

Razlaga se začne širiti. Prvih nekaj stavkov še poslušate. Nato začutite nemir. Ramena se napnejo, pogled se zoži, v obraz vam začne siliti vročina. V glavi se že sestavlja odgovor, ki bo kratek, jasen in – vsaj po vašem trenutnem mnenju – povsem zaslužen.

Takrat si v mislih zabrusim: »Stop.  Devetdeset sekund.« Ne zato, ker bi nameraval sogovorniku minuto in pol meriti čas do izključitve. To bi bila drugačna tehnika vodenja sestankov, verjetno manj priporočljiva.

Spomnim se, da je prvi val jeze tudi telesni dogodek. Podaljšam izdih, sprostim čeljust in počakam, da moj odgovor ne pride več iz najbolj razgretega dela mene.

Val pride. Val gre. Problem morda ostane, vendar sem jaz spet sposoben odločati, kako se bom z njim spoprijel. In to je bistvena razlika.

Ko telo prehiti razum

Pod pritiskom se ne odzovemo samo z mislimi. Odzove se celotno telo. Srčni utrip se lahko pospeši. Dihanje postane hitrejše in plitvejše. Mišice se napnejo, pozornost pa zoži. Telo se pripravlja na nevarnost, čeprav nevarnost tokrat nima čekanov. Ima Excelovo tabelo, zamujen rok ali zelo samozavesten glas na drugi strani mize.

Ta odziv je star in koristen. Če bi pred nami stal medved, bi bilo razpravljanje o različnih interpretacijah njegovega vedenja precej slaba strategija. Težava nastane, ko se enak alarm sproži med sestankom, prodajnim pogovorom ali konfliktom s sodelavcem. Takrat praviloma ne potrebujemo hitrejšega napada. Potrebujemo dovolj prostora, da izberemo boljši odziv.

Toda v tistem trenutku se nam pogosto zdi, da moramo odgovoriti takoj. Tu nastopi pravilo 90 sekund.

Je čustveni odziv res dolg natanko 90 sekund?

Idejo o 90 sekundah je popularizirala nevroznanstvenica dr. Jill Bolte Taylor. Po njeni razlagi začetni biokemični val čustvenega odziva potrebuje približno minuto in pol, da se razvije in začne umirjati – če ga ne hranimo z novimi mislimi.

Številka je privlačna, ker je konkretna. Vendar je ne smemo razumeti kot natančno univerzalno meritev.

Čustvene epizode lahko trajajo nekaj minut, več ur ali še dlje. Na njihovo trajanje vplivajo intenzivnost dogodka, pretekle izkušnje, okoliščine in predvsem to, kaj po začetnem sprožilcu počnemo s svojo pozornostjo. Raziskave trajanja čustev potrjujejo, da premlevanje oziroma ruminacija negativna čustva pogosto podaljšuje in krepi.

Devetdeset sekund zato ni čarobna meja, po kateri bi morali biti nenadoma mirni. Je uporabno okno za prekinitev avtomatskega odziva. Ni obljuba, da bo čustvo izginilo. Je možnost, da mu ne izročimo mikrofona.

Prvi val in drugi val

Zamislite si, da sodelavec pred drugimi podvomi o vaši odločitvi. Prvi val se zgodi skoraj sam:

• začutite napetost;
• v obraz vam udari vročina;
• srce začne hitreje biti;
• pojavi se želja po obrambi ali protinapadu.

Nato pride drugi val. Tega pogosto ustvarimo sami: Vedno počne isto. Nikoli me ne podpre. Gotovo želi pred direktorjem pokazati, da nima pojma. Tokrat mu bom povedal, kar mu gre.

Prvi val je reakcija na dogodek. Drugi je nadaljevanka, za katero sami napišemo scenarij, režijo in še glasbo za napeto ozadje.

Možgani nato ne reagirajo več samo na prvotno pripombo, temveč na celotno zgodbo, ki smo jo zgradili okoli nje. Vsaka nova misel lahko sproži nov odmerek napetosti. Dogodek je morda trajal deset sekund. V sebi pa ga lahko gostimo do kosila. Nekateri posebej vztrajni notranji gostitelji mu ponudijo še večerjo in prenočišče.

Kaj lahko naredite v prvih 90 sekundah?

Ko opazite, da vam začenja vreti, poskusite tri korake.

1.  Poimenujte val

V mislih si recite:

• »To je jeza.«
  »To je strah.«
  »To je občutek ogroženosti.«

Ne recite: »On me spravlja ob živce.« To je že razlaga in obtožnica. Najprej samo prepoznajte, kaj se dogaja v vas. Lahko si pomagate tudi s stavkom: »To je val. Ni še moja odločitev.« S tem čustva ne zanikate. Nasprotno – dovolj jasno ga opazite, da vam ga ni treba takoj spremeniti v vedenje.

Med občutkom in dejanjem se začne odpirati majhna reža. Včasih je široka le za en izdih, vendar je to lahko dovolj.

2. Podaljšajte izdih

Ko smo vznemirjeni, pogosto poskušamo narediti velik, globok vdih. Toda več zraka ni vedno več miru. Poskusite drugače:

• tiho vdihnite skozi nos;
• izdihnite počasneje in nekoliko dlje;
• ne pretiravajte z globino vdiha;
• ponovite dva- ali trikrat.

Uporabite lahko tudi en fiziološki vzdih: vdihnite skozi nos, dodajte še kratek drugi vdih in nato naredite dolg, počasen izdih.

Raziskava, objavljena v reviji Cell Reports Medicine, je pokazala, da lahko kratke strukturirane dihalne prakse, posebej ciklično vzdihovanje, izboljšajo razpoloženje in zmanjšajo hitrost dihanja. Na sestanku seveda ne potrebujete petminutne dihalne ceremonije. Pogosto zadošča že en neopazen, daljši izdih.

Ne poskušate se hipnotizirati v srečo. Telesu samo sporočite, da sogovornik ni sabljezobi tiger. Čeprav ima odprt PowerPoint.

3.  Zmehčajte telo in preverite zgodbo

Sprostite čeljust. Spustite ramena. Zmehčajte pogled. Če je mogoče, položite obe stopali na tla. Nato se vprašajte: »Kaj vem in kaj si trenutno samo razlagam?«

Morda veste, da je sodelavec ugovarjal vašemu predlogu. Ne veste pa nujno, da vas želi osramotiti, spodkopati ali poslati v predčasno upokojitev. Pomaga tudi vprašanje:

»Ali želim rešiti problem ali samo zmagati v tem trenutku?«

Če morate odgovoriti, uporabite stavek, ki vam kupi nekaj časa:

• »Naj za trenutek preverim, ali sem vas pravilno razumel.«
• »Kaj je vaš glavni pomislek?«
• »Preden odgovorim, bi rad ločil dve stvari.«
• »K temu se vrnimo čez nekaj minut.«

To niso znaki šibkosti. To je vodenje lastnega stanja, preden začnete voditi pogovor.

Premor ni umik

Samoregulacija ne pomeni, da postanete brezbrižni, pasivni ali prijazni do vsake neumnosti. Po 90 sekundah lahko še vedno rečete:

• da dogovor ni bil spoštovan;
• da vedenje ni sprejemljivo;
• da se z odločitvijo ne strinjate;
• da pričakujete drugačen rezultat;
• da mora nekdo prevzeti odgovornost.

Razlika je v tem, kdo govori

Govori človek, ki želi rešiti situacijo, ali človek, ki želi sprostiti svojo napetost? Vodja lahko izreče popolnoma pravilen stavek na način, ki uniči njegovo sporočilo.  Prodajalec lahko zaradi ene obrambne reakcije izgubi zaupanje, ki ga je gradil več mesecev. Sodelavec lahko zmagoslavno zaključi prepir in hkrati izgubi odnos.

Zato premor ni odsotnost dejanja. Premor je dejanje, s katerim preprečimo, da bi prvi impulz postal končna odločitev.

Vaš 90-sekundni poskus

V naslednjih dneh izberite eno situacijo, v kateri običajno hitro reagirate:

• prekinjanje na sestanku;
• kritiko vašega predloga;
• zamujanje;
• nepričakovano spremembo;
• neprijazen elektronski odgovor;
• domači stavek, ki ima nenavadno sposobnost pritisniti na točno pravi gumb.

Ko začutite prvi val, naredite samo to:

1. Poimenujte ga.
2. Podaljšajte izdih.
3. Sprostite telo in preverite svojo zgodbo.

Ni vam treba postati zenovski mojster. Cilj je zgolj ustvariti dovolj prostora za nekoliko boljši odziv. Morda boste še vedno jezni. Toda jeza ne bo več edina oseba v prostoru z dostopom do mikrofona.

Pod pritiskom namreč ne potrebujemo popolnega nadzora nad čustvi. Potrebujemo sposobnost, da čustvo začutimo, ne da bi mu avtomatsko prepustili naslednjo potezo.

Ko vam zavre, ura res začne teči. Toda teh 90 sekund ni čakanje, da jeza izgine. Je čas, v katerem se lahko vrnete za krmilo.

Prispevek temelji na prenovljeni izdaji moje knjige Uspešni pod pritiskom, v kateri je predstavljenih 52 praktičnih tehnik za večjo odpornost, energijo in učinkovitost pod pritiskom.

Ali se v vaši organizaciji največ težav pojavi prav takrat, ko pritisk prevzame komunikacijo?

Na delavnicah in individualnih coachingih Pro Acte vodjem, prodajnikom in ekipam pomagamo razvijati praktične načine za jasnejšo komunikacijo, večjo odgovornost in učinkovitejše delovanje pod pritiskom.

Predstavite nam svoj izziv in se dogovorite za 30-minutni uvodni pogovor.