VAŠA POZORNOST NI IZGINILA. SAMO ŠE VEDNO DELA DRUGJE.

Mentalna preobremenjenost ni vedno posledica preveč dela. Pogosto jo ustvarjajo nedokončane naloge, preklapljanje in odprte zanke brez dogovorjenega povratka.

Pred vami je ena naloga. V glavi pa jih sedi sedem.

Ena čaka na odgovor. Druga na odločitev. Tretja se bo ob 14.30 vrnila v obliki neprijetnega sestanka. Četrta je tista stvar, ki je nikakor ne smete pozabiti, zato jo vaš um vsakih nekaj minut preveri kot nekoliko pretirano vesten varnostnik.

Navzven se ne dogaja nič dramatičnega. Mirno sedite pred enim dokumentom. V ozadju pa sedem stražarjev preverja, ali je vse še pod nadzorom.

Zato se včasih ob koncu dneva počutimo, kot da smo bili ves čas zaposleni, vendar skoraj nikoli zares prisotni.

Tu je pomemben obrat: mentalna preobremenjenost ni vedno dokaz, da imamo preveč dela. Včasih pomeni, da imamo preveč nedokončanosti, ki nima varnega mesta zunaj naše glave.

Raziskovalka Sophie Leroy je pojav, ki nastane pri preklapljanju med nalogami, opisala z izrazom attention residue – ostanek pozornosti. Ko preidemo z ene naloge na drugo, del naše pozornosti lahko ostane pri prejšnji, posebno kadar je nismo mogli mentalno zaključiti. Fizično smo že pri novi nalogi, del pozornosti pa še vedno dela drugje.

Sorodno ugotovitev sta v seriji študij predstavila E. J. Masicampo in Roy Baumeister. Neizpolnjeni cilji so pri udeležencih povzročali vsiljive misli ter motili njihovo delo pri nepovezanih nalogah. Ko so oblikovali dovolj specifičen načrt, kako, kdaj in kje bodo cilj nadaljevali, se je to kognitivno vmešavanje zmanjšalo.

Praktični sklep je pomemben: naloge ni treba dokončati, da bi zmanjšali njeno mentalno prisotnost. Pomaga lahko že dovolj konkreten in verodostojen načrt nadaljevanja.

Naslednji korak razreši stražarja.

Zato »samo še malo bom premislil« pogosto ni najboljša strategija. Če imate v glavi preveč nedogovorjenega, vam dodatno razmišljanje ne prinese nujno več jasnosti. Včasih potrebujete predvsem mesto, kamor boste odložili odprto zanko, in dogovor s seboj, kdaj jo boste ponovno odprli.

Za takšne trenutke uporabljam preprost 90-sekundni postopek Mental RAM Unload. Ne gre za popoln sistem upravljanja časa, temveč za prvo pomoč glavi, ki poskuša biti beležka, koledar in alarm hkrati.

Prvih 30 sekund: na papir brez urejanja zapišite vse, kar vam skače v ospredje – naloge, pogovore, odločitve in opomnike. Ničesar še ne rešujte. Samo prestavite iz glave na zunanji medij.

Drugih 30 sekund: pri pomembnejših odprtih zankah določite naslednji fizični korak ali čas, ko se boste z njimi ponovno ukvarjali. »Pripraviti ponudbo« je še vedno megla. »V četrtek ob 9.00 odprem zadnjo različico in označim tri nujne popravke« je že načrt.

Zadnjih 30 sekund: izberite eno stvar, ki ji boste naslednjih 20 do 30 minut dali ekskluzivno pravico do svoje pozornosti. Vse drugo je zdaj shranjeno. Ni izginilo, vendar ne potrebuje več stalnega stražarja.

Morda boste presenečeni, kako malo časa je potrebnega za občutek večjega mentalnega prostora. Ne zato, ker je dela manj, temveč ker je manj dela brez naslova in dogovorjenega povratka.

Seveda ta postopek ne reši vseh oblik preobremenjenosti. Če je nalog objektivno preveč, ljudi premalo, roki nerealni in prekinitve stalne, individualna tehnika ne sme postati lep obliž čez organizacijski problem.

Dober sistem ljudi ne uči, kako naj elegantneje prenašajo nespametno količino dela. Pomaga jim razlikovati med tem, kar lahko uredijo z boljšim upravljanjem svoje pozornosti, in tem, kar zahteva spremembo prioritet, procesov ali odločitev v ekipi.

Na letošnji brezplačni persolog® International Online Conference bom 25. septembra ob 10.15 v delavnici From Mental Overload to Mental Strength: How to Regain Clarity, Focus and Energy predstavil tri kratka orodja za resničen delovni dan: za razbremenitev odprtih zank, vračanje fokusa po prekinitvi in hiter reset stanja.

Ker je pravi test orodja preprost: če deluje samo takrat, ko imamo mir, dovolj časa in dobro voljo, še ni orodje za resničen delovni dan.

Vaša pozornost torej najbrž ni izginila. Morda samo predolgo opravlja delo, ki bi ga lahko prevzeli list papirja, konkreten naslednji korak in nekoliko bolj discipliniran prehod med nalogami.

Brezplačna prijava in celoten program IOC:
https://academy.persolog.de/ioc?utm_campaign=international.general.eventroi&utm_medium=email&utm_source=partner

Raziskovalna opora

Leroy, S. (2009). Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching Between Work Tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181. https://doi.org/10.1016/j.obhdp.2009.04.002

Masicampo, E. J., & Baumeister, R. F. (2011). Consider It Done! Plan Making Can Eliminate the Cognitive Effects of Unfulfilled Goals. Journal of Personality and Social Psychology, 101(4), 667–683. https://doi.org/10.1037/a0024192