Zgradite kulturo povratne informacije! Postrezite zajtrk prvakov.

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Osvežimo spomin[/google_font]

Ključno za dobro delovanje vodstvenega tima je zaupanje med člani tima. Ko si člani tima res zaupajo, potem so pripravljeni izraziti svoja prava mnenja. Tako je »na mizi« več nasprotujočih si mnenj, kar pomeni, da morajo člani vodstvenega tima dobro obvladati veščine reševanja konfliktov.

Ko imajo ljudje občutek, da so slišani (ne nujno uslišani – velika in bistvena razlika) so tudi bolj angažirani in pripravljeni prevzeti odgovornost za projekte. Moje izkušnje pri delu z menedžerskimi timi kažejo, da kadar član tima lahko izrazi svoje mnenje in so ga poslušali, je veliko bolj pripravljen sprejeti in podpreti stališče skupine. (Tudi če je bilo na začetku njegovo stališče povsem drugačno.) Vse to vodi do prevzemanja odgovornosti za dogovore in projekte. Temu sledi večje ukrepanje in izvedba.

Kdor dela, tudi greši! Včasih se svojih napak zavedamo, pogosto pa niti ne. Zakaj je tako? Ker sebe vidimo drugače kot druge. Model, ki sta ga v petdesetih letih prejšnjega stoletja postavila dva znanstvenika, Joseph Luft in Harry Ingham, z imenom JOHARI okno, nam to lepo razloži.

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Joharijevo okno[/google_font]

Model Joharijevo okno je zaradi svoje enostavnosti in uporabnosti hitro prišel v prakso, predvsem na področju dvigovanja samozavedanja, osebnega razvoja, izboljšanja komunikacije, timske dinamike, razvoja tima in tudi odnosov med timi.

Johari okno predstavlja informacije, občutke, izkušnje, poglede, stališča, naravnanosti, veščine, motivacijo, itd. o določeni osebi v odnosu do tima oz. skupine. Terminologija, ki se uporablja, je: jaz in drugi. Pri čemer pomeni jaz oseba, ki je podvržena analizi Joharijevega okna, drugi pa predstavljajo osebe, ki to osebo poznajo in/ali so člani njegovega/njenega tima. Največkrat se uporablja prav za razlago posameznika v odnosu do skupine. Lahko pa ga uporabimo tudi pri timih, torej tim v odnosu do drugih timov.

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Štiri področja Johari okna[/google_font]

Štirje deli Joharijevega okna se imenujejo področja ali kvadranti. Vsak kvadrant vsebuje informacije: občutke, izkušnje, veščine, … o določeni osebi glede na to, ali so tej osebi poznane ali ne in ali so te informacije znane skupini ali ne.

1. Arena je področje informacij, ki so znane tako osebi kot tudi drugim.
2. Slepa pega – kaj ni poznanega osebi, je pa poznano drugim.
3. Fasada, maska – kar je znano osebi, ni pa znano drugim.
4. Potencial ali nepoznano področje, so stvari, ki niso znane niti osebi niti drugim.

V tem blogu se bom dotaknil predvsem slepe pege. Ta kvadrant nam pove, da obstajajo stvari, ki jih ne vemo ali včasih ne želimo vedeti o sebi. Sami sebe pač ne vidimo, medtem ko nas drugi vidijo. Johari nam na lep način pove, da bomo vedno rabili nekoga ali nekaj, da na bo dal povratno informacijo. Lahko je to ogledalo, kamera ali pa druga oseba. Ko se nam te informacije razkrijejo, lahko doživimo razsvetljenje, kot Savel, kasneje apostol Pavel, na cesti v Damask. Pogosto te informacije bolijo (Pravijo, da resnica boli – ampak tudi uči!)

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Povratna informacija je zajtrk prvakov[/google_font]

Verjetno ste že slišali, da je povratna informacija zajtrk prvakov. Zakaj tako rečemo? Zato, ker vrhunski športniki vedo, da lahko napredujejo samo, če bodo dobili dobro povratno informacijo od svojih trenerjev/coachev. Poznate vrhunskega športnika brez trenerja? Tudi jaz ne. Vsi vrhunski športniki imajo trenerje, ki jim dajo povratno informacijo in jim pomagajo odkrivati slepe pege, jih spodbujati in usmerjati na pravo pot. Joharijevo okno to lepo pokaže. Če želite postati vrhunski prodajalec, menedžer ali strokovnjak na svojem področju, nujno potrebujete povratno informacijo. Vsi jo potrebujemo. Vprašanje pa je, če jo res dobimo.

Zakaj dobimo tako malo povratnih informacij?

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Dva ključna problema v zvezi s povratno informacijo[/google_font]

Večinoma je nočemo slišati, ker se ne zavedamo njenega pomena. Ko pa jo slišimo, jo pogosto vzamemo kot napad nase, kot nekaj slabega in ne kot pomoč. Drugič, nočemo je dati prav zaradi prej omenjenega razloga; ker je večinoma slabo sprejeta. Včasih pa tudi razmišljamo: »Saj bo ta oseba že spoznala, da dela narobe.« In to je: narobe! Ne more spoznati, še posebej, če je to (vedenje, naravnanost, veščina, …), kar bi morala ta oseba spremeniti, v slepi pegi. Podjetja, timi, družine in partnerstva lahko veliko pridobijo, če sistematično začnejo spodbujati dajanje povratnih informacij. Prvi korak je seveda zavedanje, da jo potrebujemo in tu lahko uporabite JOHARIjevo okno.

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Mora biti pravočasna in pravilno podana[/google_font]

Samo pravočasna in prav podana povratna informacija nam lahko pomaga dvigniti uspešnost na višji nivo, preprečuje številne zamere in slabe odnose v timu. Recimo, da ste opazili, da se sodelavec do vas ne obnaša tako kot bi si želeli. Mogoče je nevljuden, nespoštljiv ali vas celo ignorira. Tega se najverjetneje niti ne zaveda. Kaj bi morali v takem primeru storiti? Pristopiti k tej osebi in povedati, kakšno je vaše videnje. Seveda je za to potrebna visoka stopnja zaupanja. Kaj pa v resnici naredimo? Čakamo in upamo, da se bo tej osebi »posvetilo«. Največkrat, kot veste, se to ne zgodi. Mi vztrajamo s slabimi občutki, še nadalje poglabljamo zamero in se lahko distanciramo od tega človeka. Če je to naključna oseba ali znanec, s katerim nimate pogostih stikov, se lahko od njega odmaknete in ga »izključite« iz svojega življenja. Kaj pa če je to vaš sodelavec, član vašega vodstvenega tima, vaš partner ali otrok? Ga boste kar izključili? Nikakor ne. Trpi pa razmerje in to ni dobro. Torej, kaj bi morali storiti? Dati bi mu morali povratno informacijo.

[google_font font=”Open Sans” size=”25″ weight=”400″ italic=”0″ color=”#626262″ subset=””]Katere vrste povratnih informacij poznamo?[/google_font]

V bistvu imamo pet vrst povratnih informacij.

1. Ni povratne informacije. Ne naredimo nič. Ta je najpogostejša. Mogoče ste imeli v načrtu, da boste povedali, pa ne poveste. Ne samo graje, ampak tudi pohvale. Videli ste sodelavca, otroka, partnerja, ki je nekaj dobrega naredil, pa niste rekli nič. Naredili ste mentalni zaznamek, imeli dober namen, ampak ga niste izpeljali. Tu vidim tudi eno od razlag pregovora: Pot tlakovana z dobrimi nameni, vodi v pekel. Imeli smo dober namen pohvaliti, a nismo. Imeli smo dober namen, da bomo začeli s fizično aktivnostjo, pa smo to opustili in še bi lahko našteval.
2. Graja ali kritika. Najpogosteje slišana. Zakaj? Ker lažje opazimo slabo kot dobro; taki smo pač ljudje. Da se ne bi preveč poglabljali v anatomijo delovanja možganov ali evolucijo, se raje oprimo na sodobne študije. Raziskave, ki so jih delali pri vzgoji otrok, kažejo, da dobijo otroci štirikrat več negativnih kot pozitivnih povratnih informacij. Ni čudno, da potem ne želimo slišati graje. Kaj je graja? Graja je, ko nekomu povemo, da nekaj dela narobe. Pač ne delamo vedno prav in se, kot smo videli, pogosto tega niti ne zavedamo.
3. Preusmeritev. Malo poznana in še redkeje pravilno uporabljena. Kot starši in vodje bi jo morali uporabljati več. Kaj pravzaprav je preusmeritev? Poglejmo si primer. Sodelavcu ste naročili, naj opravi določeno delo, pri čemer ste mu dali pomanjkljiva navodila. Sodelavec je to naredil po svojih najboljših močeh in znanju, a je pri tem naredil napako. Vzemimo, da ste mu naročili, naj pripravi paket z določenimi materiali za stranko in ji ga pošlje. Čez nekaj dni pa dobite klic od stranke, ki se pritoži, da v paketu ni bilo specifikacije, ali da ni potrebnih navodil. V tem primeru graja ne pride v poštev, ker je odgovornost na vaši strani. Tokrat uporabite preusmeritev. Sodelavcu poveste, da je potrebno pri vsakem paketu, ki ga pošiljate stranki priložiti specifikacijo in potrebna navodila za uporabo, da se to ne bi več ponovilo. Zelo pogosto je preusmeritev uporabna doma pri vzgoji otrok.
4. Pohvala. Premalo uporabljena. Raziskava vrhunskega družinskega terapevta Johna Gottmana kaže, da je za uspeh v družini potrebno razmerje 1:5. Če želite imeti uspešen zakon, morate na negativno informacijo, odziv osebi, dati pet pozitivih. Pet dobrih stvari izniči eno slabo in ko se to razmerje spusti pod 1:1, ste v težavah. Tudi na delovnem mestu in v timih ni nič drugače. Razmerje mora biti pozitivno. Osredotočajte se na pozitivno povratno informacijo. Več pohvalite kot grajajte!
5. Prihodnja informacija, zasledili jo boste tudi pod imenom »feedforward«. Najmanj poznana in tudi od vseh najnovejši način. Odkril jo je moj mentor Marshall Goldsmith in jo tudi močno propagira. Nastala je kot rezultat razumevanja Joharijevega okna. Njeno bistvo je, da sami začnemo iskati povratno informacijo na področjih, kjer se zavedamo svojih slabosti. Primer. Zavedate se, da prehitro vzkipite. Zato stopite do vaših sodelavcev in jih prosite za nasvet, kako bi lahko to odpravili. Metoda je zelo uporabna in jo močno priporočam. Obljubljam, da vam jo bom v enem od naslednjih blogov podrobneje razložil.

Tako. Sedaj poznate pet ključnih načinov dajanja povratnih informacij. Kot sem že omenil, je pomembno, da vse naredimo pravilno. Pravilno podajanje graje, preusmeritve, pohvale in prihodnje informacije je ključno, če želimo, da bo povratna informacija padla na plodna tla. Prav neverjetno je, kako slabi smo v tem. Celo pohvalimo narobe, da ne govorim o graji in o vseh mogočih »sendvič tehnikah«, ki še vedno vztrajajo, čeprav ne prinašajo pravih rezultatov.

Upam, da sem vam usmeril pozornost k enemu od ključnih področij dela in življenja. Moj mentor, Brian Tracy, pravi: »Vaša sposobnost komunikacije vpliva na 85% uspeha, ki ga dosežete pri delu in v življenju.« Kaj boste naredili, da boste izboljšali povratno informacijo v svojem podjetju, timu ali družni? Ne čakajte na maj, ukrepajte zdaj!