Zakaj usmerjenost k rezultatom v vodilnih timih ni tako samoumevna kot izgleda

Usmerjenost k rezultatom je vrh naše piramide uspešnega delovanja vodstvenega tima. To je tisti vidni, otipljivi del, ki mu ponavadi posvečamo največ pozornosti. Zavedati se moramo, da so rezultati posledica in da vzroke za slabše rezultate lahko poiščemo najprej pri sebi, znotraj naših timov in organizacij ter šele nato v okolju.

Povzemimo. Osnova naše piramide timskega uspeha je zaupanje med člani tima. Če ni zaupanja, ljudje ne opozorijo na probleme, ne povedo različnih mnenj, ki pogosto vodijo do boljših rešitev; skratka, izogibajo se konfliktu. Ker niso vključeni in se jih ne posluša, niso tako zavzeti, kot bi lahko bili. Ne angažirajo svoje najboljše energije ampak le hodijo na delo. Slabše prevzemajo odgovornosti in na koncu se to odraža v slabših rezultatih.

Če ni rezultatov, nimate dobrega tima

Rekli boste, da pretirana osredotočenost na rezultat spet ni dobra. Ne glede na to, ali vam je všeč ali ne, se moramo zavedati, da živimo od rezultatov. Ne morete reči, da delate v vrhunskem timu, če ne dosegate rezultatov, čeprav imate dobre odnose in ste ponosni, da nihče ne zapusti vašega tima. Doseganje rezultatov vpliva tudi na ostale dejavnike timskega uspeha in predvsem gradi tudi zaupanje. Kar pomislite, v športnih timih, ki zmagujejo, so prisotni vsi dejavniki in se le redko ukvarjajo s konflikti, pomanjkanjem zavzetosti in nesprejemanjem odgovornosti.

Naj bodo vidni

Rezultate tima moramo vedno postavljati v ospredje. Dober način za to je oblikovanje in vodenje semaforja rezultatov. To je način, da vsi člani tima vedo kje se nahajajo in koliko je še potrebno, da bodo cilj tudi dosegli; o tem več v nadaljevanju. Ne da bi šli preveč v teorijo postavljanja ciljev, je potrebno poudariti, da mora biti cilj jasno opredeljen in da je vsem članom vodstvenega tima jasno, kateri so ključni kazalniki na katere se morajo osredotočati. Je to promet, dobiček, vrednost podjetja, marža, terjatve, zadovoljstvo strank, tržni delež ali stanje plačil. Vsi morajo poznati ključne kazalnike in vedeti, kako sami in člani njihovih timov lahko k temu prispevajo.

Merjenje ima res zanimiv vpliv. Ko enkrat začnemo šteti rezultate, se aktivnost poveča. Predstavljajte si, da ste popoldne šli na sprehod mimo šolskega igrišča kjer skupina otrok igra košarko. Sem prepričan, da bi opazili razliko med tem ko trenirajo, mečejo na koš in ko igrajo na rezultat. Kaj je ključna, takoj opazna sprememba? Intenzivnost. Poveča se aktivnost in kar naenkrat ni več postopanja. Podobno je tudi v poslovnem svetu. Kar se meri, se da izboljšati. Zato je ključno, da ima vodstveni tim jasno postavljene rezultate in ključne kazalnike uspeha (ki jim priljubljeno rečemo kar KPI ang. key performance idicators).

Kje je pozornost članov tima

Vse lepo in prav. Imamo postavljene cilje, rezultate in kazalnike. Pa je to dovolj? Potrebno je rešiti ključno dilemo in sicer, čemu člani vodstvenega tima namenjajo pozornost. So to rezultati vodstvenega tima ali rezultati tima, ki ga vodijo (njihovega tima)? Takoj boste rekli, jasno, vodstveni tim, kolegij ima prednost. To je vendar očitno. To vsi vemo. Vprašanje pa je, ali se tako tudi obnašamo. Pri delu z vodstvenimi timi pogosto opažam, da imajo ljudje pač večjo afiniteto do rezultatov svojega tima, kar je logično. Svoj tim so si sami ustvarili, so samo sodelovali ali celo postavili cilje in področje verjetno dobro poznajo. V svojem timu se počutijo domače, ker z njimi preživijo več časa, dnevno sodelujejo in rešujejo probleme, pogosto je prisotno večje zaupanje v tem timu, kot v vodstvenem timu. Pa še jaz sem glavni, kar tudi nekaj šteje.

Poleg tega sem opazil, da vodje pogosto čutijo odgovornost za svoj tim in mislijo, da bi se njihovi člani počutili izdane, če bi on kot vodja imel večjo pripadnost vodstvenemu timu, kjer je samo član. Pri tem pa pozabljajo, da si člani “spodnjega” tima v bistvu želijo, da je njihov vodja močan član vodstvenega tima. Da ima tam svojo pozicijo in besedo. Vedo, da bodo na koncu oni plačali ceno, če se na vrhu ne bo potegnil za njih, zagovarjal njihovih idej. Če ste član vodstvenega tima, si to zapomnite in se potrudite, da boste odgovoren in pomemben član tima številka 1. Sami odločate in izbirate.

Kateri je torej tim številka 1?

Če ste direktor podjetja ali vodja sektorja, divizije, naredite naslednjo mentalno vajo. Napišite člane vašega tima in potem zraven označite, kateremu timu daje prioriteto; npr. uporabite 1, če je predan in daje prioriteto vodstvenemu timu in 2, če daje prioriteto svojemu timu. Razmislite ne samo o njihovih besedah, ampak predvsem o njihovih dejanjih. Mogoče jih boste celo vprašali, seveda morate biti pri tem previdni, ker bodo hitro uvideli, kakšen odgovor želite slišati in vam ga bodo verjetno tudi dali. Ni vse v besedah, štejejo dejanja.

Ne dogaja se samo pri vas

To je večna dilema, kateri tim je bolj pomemben. Spomnite se časov, ko ste bili v srednji šoli ali na fakulteti in je vsak profesor imel občutek, da je njegov predmet najpomembnejši in so od vas zahtevali nemogoče. Druga, še bolj perverzna situacija, pa se dogaja v športnih timih. Kljub temu, da je ekipa izgubila tekmo, je lahko kakšen član tima zadovoljen. Če se vrnemo na košarko – lahko je član ekipe naredil trojni trojček (dvomestno število košev, skokov in podaj) in mu gre seveda to v statistiko. Lahko je celo zadovoljen, čeprav je ekipa izgubila. Asociacije na preteklo evropsko prvenstvo v košarki so samo naključne.

Mislite, da je v vodstvenih timih kaj drugače? Večkrat sem pri svojem delu kot coach prisoten tudi na kolegijih podjetja oz. sestankih vodstvenih timov in lahko iz prve roke spremljam dogajanje. Pogosto opazim, da je par udeležencev prav zadovoljnih, mirnih, čeprav rezultati podjetja niso najboljši. Njihovi kazalniki so dobri in jim dajejo samozavest. Češ, jaz sem naredil svoje, daj še ti. Pa čeprav mogoče vse skupaj ni samo njihova zasluga, si lastijo rezultate in domnevajo, da zato, ker so oni tako dobri. No, to je že drugo poglavje, ki zahteva svoj prispevek.

Saj ni moj čoln

Predstavljajte si naslednjo situacijo. Ste na večjem (rešilnem) čolnu sredi morja. Sedite zadaj pri krmi skupaj s kolegom in opazujeta dogajanje na sprednjem delu čolna. Tam je voda začela vdirati v čoln, ki se je začel tudi že malo bolj pogrezati, tako da vidva že gledata malo »zviška«. Zadovoljno se nasmehnete in rečete, hvala bogu, da se pri nama to ne dogaja. Janez, to je absurdno. Seveda ne bi tega rekli, šli bi pomagat. Eden bi ostal pri krmi, drugi bi pa šli reševat problem. Jasno, ker smo vsi na istem čolnu in je od tega odvisno naše življenje.

Je podjetje kaj drugega kot čoln na zelo razburkanem podjetniškem morju? Ni. Torej, stopiti skupaj je prvi korak. Začeti delati skupaj, naslednji, in osredotočati se na ključne rezultate tima, ključni. Gre za vaš čoln in vaše življenje!

Ste pripravljeni pomagati

Gre torej za vprašanje, kako so posamezni člani tima pripravljeni pomagati drugim, da se dosežejo zastavljeni rezultati. Sem se res npr. kot vodja sektorja pripravljen odpovedati investiciji v nove računalnike, ki so mi bili obljubljeni in sem jih seveda tudi že obljubil svojim sodelavcem, v zameno za marketinško kampanjo, dogodek s strankami, ker se je prodaja upočasnila in nujno potrebuje dodaten pospešek? Celo najbolj altruistični člani tima se bodo včasih bolj osredotočali nase kot na tim. Bodite skrajno pozorni na to.

Rešitev je semafor rezultatov

Pri športu je na semaforju prikazan samo rezultat in čas, ni pa individualnih statistik, povprečij in ostalih podrobnosti. Šteje skupni rezultat in ni prostora za individualne statistike, delne rezultate. Kot smo prej pokazali, bi bil lahko nekdo celo zadovoljen s svojim rezultatom, tako pa so vsi osredotočeni na eno – zmagati.

Najboljši način je, da se člani vodstvenega tima osredotočijo na skupne rezultate. Se spomnite pregovora daleč od oči, daleč od srca? Velja tudi pri osredotočenosti na rezultate. Če niso rezultati stalno pred očmi članov tima, tudi niso v njihovih srcih, jih ne ponotranjijo, zmanjša se zavzetost in posledično so tu še slabši rezultati. Jasno prikažite rezultate in vpeljite semafor rezultatov.

Oblikujte semafor rezultatov za svoj tim

Semafor rezultatov ali tabla timskih rezultatov je pripomoček za vidno spremljanje in predstavljanje trenutnega napredka tima na področju najvišjih prioritet in ciljev. Te timske table rezultatov so lahko različne po obliki, izgledu in postavitvi, glede na potrebe in cilje določenega tima. Danes vam tehnologija omogoča vse. Kako lahko izgleda tak semafor rezultatov, si lahko pogledate tukaj.

Zakaj so timske table rezultatov tako pomembne? Timi in člani timov morajo vedeti kako dobro jim gre. Kadarkoli morajo vedeti ali »zmagujejo« ali »izgubljajo«, da se lahko ustrezno prilagodijo. Se še spomnite od zadnjič: povratna informacija je zajtrk prvakov.

Table timskih rezultatov naj bi:

1. Neprestano sporočale in služile kot orodje za komunikacijo prioritetnih ciljev.
2. Zagotavljale bistvene in aktualne povratne informacije o tem, kako dobro tim dela na področju doseganja ciljev.
3. Obveščale člane o pomembnih dogodkih ali zadevah, ki jih je potrebno vedeti.
4. Ohranjale tim osredotočen, motiviran in zavezan k timskemu uspehu.
5. Pomagale timu koordinirati delovni urnik.
6. Služile kot pomoč pri usklajevanju, reševanju problemov in načrtovanju projektov.
7. Nenazadnje, služile tudi kot osnova za načrtovanje izobraževanj, ki so potrebna, da bi člani tima lažje dosegli zastavljene cilje.

Ko boste uvajali semafor rezultatov ali timske table, imejte v mislih, da morajo biti dostopna za vse člane tima. Idealno je, da jo imajo vsi na očeh, da dostopajo do nje iz svoje pisarne, svojega okolja. Enostavna in pregledna: ključna razmerja, grafi, preglednice. Že sam pogled nanjo mora članu tima priskrbeti ključne informacije. Nič ne škodi, če je tabla ali semafor še na vidnem mestu, da vsi zaposleni lahko spremljajo dogajanje.

Rezultati so posledica, vrh ledene gore in če boste spravili v red ostale dejavnike timskega uspeha, boste tudi lažje dosegali rezultate. Ne smemo pozabiti, da je na koncu pravo merilo uspešnega tima ali dosega cilje in rezultate, ki si jih je zastavil oz. so mu jih postavili. Za to morajo vsi člani tima postaviti cilje vodstvenega tima (tima št 1), pred svoje cilje ali cilje svojih oddelkov; sliši se kot floskula, videli ste, da to ni tako samoumevno. Rezultati morajo biti vidni vsem članom tima, da ostanejo na začrtani poti. Poskrbite, da bo tako.